eSocial: o que muda na folha de pagamento e na rotina do departamento pessoal?

Neste mês de maio, analistas de departamento pessoal já se preparam e começam a enviar informações da folha de pagamento ao eSocial da primeira etapa do cronograma de implantação das empresas com faturamento anual superior a R$ 78 milhões.

E para quem ainda não começou a se preparar para a segunda etapa, saiba que o eSocial vai mudar – e muito! – a rotina do seu departamento pessoal e na folha de pagamento.

Neste post, abordaremos as mudanças que o eSocial trará para a folha de pagamento e como sua equipe de departamento pessoal deve se preparar para acompanhar cada fase. Confira!

Quais são as principais mudanças do eSocial na folha de pagamento?

O eSocial pode até estar parecendo um bicho de sete cabeças nesse começo, mas ele foi justamente criado pelo Governo Federal para simplificar o envio de informações, substituindo diversas obrigações e unificando todas em uma só.

Mas como tudo o que é novo, o eSocial também implicará em algumas mudanças. Confira a seguir as principais mudanças do eSocial na folha de pagamento:

• Controle de dados: a folha de pagamento precisará ser preenchida com muita atenção, pois os dados que serão enviados não podem estar incorretos;
• Menos burocracia: o eSocial simplifica o envio das informações e diversas obrigações da folha de pagamento, por isso se os dados estiverem todos corretos, o envio será muito mais rápido e simples;
• Prazos de atualização: o eSocial facilita a inclusão de dados rotineiros, acelerando o registro dessas situações;
• Maior fiscalização nos dados da folha de pagamento: o eSocial garante uma maior fiscalização no controle de dados que são passados a fim de que os direitos dos trabalhadores como abono salarial, FGTS e seguro-desemprego sejam garantidos;
• Rotina: contratos de experiência, acidente de trabalho, aviso prévio, também serão comunicados através do eSocial.

Como minha equipe de Departamento Pessoal pode se preparar para o eSocial?

O departamento pessoal precisa estar preparado para as mudanças do eSocial na folha de pagamento. Por isso, é preciso que os funcionários estejam atualizados e a equipe esteja alinhada para acompanhar tais alterações.

A equipe precisa se preparar também em relação ao sistema de folha de pagamento que utilizam, pois o envio de informações será feito por meio dele, para cumprir todos os processos e envio de informações do eSocial.

A seguir, listamos algumas ações que o departamento pessoal pode adiantar para se adequar ao eSocial:

• Qualificação cadastral: validação dos dados dos colaboradores da empresa;
• Cadastros: agora será importante que os cargos e o ponto (horários) estejam atualizados;
• Mais informações serão exigidas, elas são:

• admissão e desligamento do funcionário de imediato;
• afastamento temporário;
• alteração da jornada de trabalho, de salário, e demais situações;
• condição de trabalho;
• aviso prévio;
• CAT (Comunicação de Acidente de Trabalho)
• ASO (Atestado de Saúde Ocupacional);
• monitoramento da saúde do trabalhador;
• qualquer tipo de mudança na folha de pagamento.

Além disso, o empresário também poderá auxiliar os escritórios de contabilidade a se adequar mais rápido ao eSocial com algumas ações, como:

• Confirmar todos os dados de empregados;
• Coletar o CPF de dependentes com 8 anos ou mais, porque é uma informação INDISPENSÁVEL;
• Se informar sobre as multas e os prazos de envio das informações ao eSocial.

Por que o sistema de folha de pagamento é tão importante para a adequação ao eSocial?

Segundo o Portal do eSocial, as empresas devem adquirir programas de gestão de pessoal (sistema folha de pagamento) já adequados para a transferência dos arquivos de eventos ao eSocial. Pois é somente por meio dele que os eventos e informações serão transmitidas.

Se o seu sistema de departamento pessoal não está preparado para o eSocial, fique atento!

O sistema de folha de pagamento Sibrax identifica automaticamente as informações que precisam ser enviadas em cada fase. Ele gera o arquivo e transmite ao eSocial, ao seu comando. A Receita recebe as informações e se houver erros, indica o que é necessário corrigir.

Destacamos também que a Sibrax preparou materiais de apoio exclusivos para você não ter nenhuma dor de cabeça com o eSocial.

Se caso você ainda não possuir o módulo Folha de Pagamento Sibrax, pode solicitar uma demonstração nesse link.

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