Como melhorar a comunicação no condomínio? Confira 6 dicas para te auxiliar nesse processo

Em qualquer circunstância da vida a comunicação é fundamental. Uma boa comunicação evita grandes erros, e estar convivendo em um mesmo ambiente com muitas pessoas, diversidade de personalidade e opiniões. E, em um condomínio, a comunicação se torna a alma do lugar.

Quando o síndico recebe um grande número de ocorrências e os problemas só aumentam, é evidente que existe alguma falha na comunicação com a comunidade condominial.

A comunicação deve ser prioridade para quem assume a gestão de um condomínio e a responsabilidade sobre os erros que acontecem pela falta de esclarecimentos é toda desse profissional. Com essa carga tão grande de trabalho, existem diversas ferramentas que podem dar aquela ajudinha que o síndico tanto precisa. Confira!

1. Comunicados Impressos

Os comunicados impressos são de grande ajuda para quem está administrando o condomínio, além de ser uma ferramenta eficaz de comunicação, mesmo que muito trabalhosa, consegue atingir quase todos os moradores.

Mas para que esse comunicados funcionem, devem ser colocados em locais estratégicos para que os moradores visualizem de imediato. Alguns desses locais são:

• portaria;
• entrada do bloco (se tiver);
• portas de acesso às escadas;
• espelho;
• elevadores.

2. Grupos de WhatsApp

Para uma comunicação imediata, entre os próprios condôminos, montar um grupo de WhatsApp para cada bloco é extremamente eficaz.

Em uma comunicação direta entre os próprios moradores, evita-se mais trabalho e as partes se entendem independente da abordagem do síndico ou subsíndico.

Além disso, nos grupos de WhatsApp, a empatia se fortalece. Os moradores ajudam um aos outros, e também solucionam e discutem sobre os problemas que acontecem no condomínio.

Essa também é uma ótima ferramenta para analisar e ter feedback para melhorias no empreendimento e na convivência do local.

3. Livro de sugestões

É recomendável que todo condomínio tenha um livro de reclamações e sugestões na portaria. Esse documento serve para ajudar a registrar as recomendações para possíveis mudanças no local.

Informe aos condôminos que esse documento está disponível e que todos podem colaborar para as melhorias do empreendimento.

4. Assembleias

As assembleias são fundamentais para discutir os problemas do condomínio com todos que trabalham e residem no mesmo.

Elas servem para prestar contas, avaliar melhorias e discutir as regras internas do condomínio democraticamente.
Essas assembleias devem acontecer conforme as necessidades dos moradores e dos administradores, é recomendável que ocorra a cada três meses.

É necessário que tudo o que for decidido seja registrado em atas, e que as decisões estejam disponíveis após a realização para que todos os moradores tenham acesso as atualizações.

5. E-mails

Uma ótima ferramenta de comunicação direta com o condômino é o envio de e-mails. Essa base de contatos dos moradores deve estar sempre organizada e atualizada para evitar qualquer tipo de erro.

Ao captar o e-mail, verifique com o morador se o endereço está ativo e recomende que o mesmo verifique sempre sua caixa de entrada para se manter atualizado em relação ao condomínio.

6. Sistemas de gestão de condomínio

Uma forma de unir a execução de todas as tarefas do síndico e a comunicação com os moradores é optar por um software de gestão de condomínio.

Os sistemas possuem diversas funcionalidade que ajudam a aumentar a produtividade no trabalho e otimizar o tempo para que o síndico foque em outras obrigações.

A Sibrax conta um sistema excelente de administração de condomínios que inclui um site para facilitar a comunicação com os condôminos. Algumas das vantagens de utilizar o sistema de condomínio são:

• Boletos com código de barras;
• Conciliação bancária;
• Cálculo automático de multas e juros;
• Livros: caixa, razão, conta corrente e aplicações financeiras;
• Baixa de recebimentos automática pelo arquivo de retorno bancário;
• Orçamento e acompanhamento;
• Controle de inadimplentes, estoques, contas a pagar, consumo de água e gás.

Gostou das nossas dicas para melhorar a comunicação no seu condomínio? Tenha alguma sugestão que você aplicaria em sua gestão para facilitar o processo de comunicação? Deixe-nos um comentário.

Aproveite e peça uma demonstração gratuita do Sistema de Condomínio Sibrax por 30 dias. Preencha o formulário abaixo e explore todas as funcionalidade do sistema que facilitará sua rotina.