O eSocial faz parte do Sistema de Escrituração Pública Digital (SPED) do Governo Federal. Ele foi instituído por meio do Decreto nº 8373/2014 e tem como objetivo aperfeiçoar o envio das informações das empresas sobre seus empregados.
Dessa maneira, as corporações precisarão informar, de forma unificada, todos os dados referentes aos vínculos empregatícios, contribuições previdenciárias, acidentes de trabalho, férias e folha de pagamento.
Confira, neste artigo, as 10 coisas essenciais que você precisa saber sobre o eSocial. Continue a leitura!
1. Objetivo e Vantagens
O eSocial para Empresas, no âmbito da Receita Federal, faz parte do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), um programa extremamente abrangente de informatização da relação entre a Receita Federal e os contribuintes, que tem como objetivo unificar as obrigações trabalhistas e previdenciárias em uma só, simplificando os processos.
Confira as vantagens do eSocial:
Vantagens para as empresas
As principais vantagens para as empresas, são:
- Ganho de produtividade: o eSocial passará a subsidiar a geração de guias de recolhimentos do FGTS e demais tributos;
- Diminuição de erros nos cálculos: hoje, ainda ocorrem muitos erros na geração dos documentos da folha de pagamento;
- Maior segurança jurídica: garante conformidade com a legislação;
- Substituição da entrega de diversas obrigações: unificação de diversas obrigações em um único processo;
- Registro imediato de novas informações: disponibilização imediata dos novos dados dos colaboradores aos órgãos envolvidos.
Vantagens para o trabalhador
As vantagens não são apenas para as empresas, o trabalhador também terá benefícios com esse novo sistema, como:
- Maior garantia em relação à efetivação de seus direitos trabalhistas e previdenciários;
- Maior transparência referente às informações de seus contratos de trabalho;
- Registro de informações relativas aos pagamentos efetuados ao trabalhador;
- Registro de funções e atividades que o trabalhador desenvolve, e também o local onde executa suas atividades e riscos que está exposto.
2. Obrigatoriedade
Todas as empresas são obrigadas a se adequar ao eSocial. Caso contrário, poderão sofrer multas e penalizações. Conheça as situações mais comuns que podem pesar no bolso do contribuinte.
Vale destacar que há um sistema do eSocial diferenciado para Microempreendedores Individuais *MEIs) que possuem empregados (eSocial Web Simplificado MEI).
3. Divisão das empresas por Grupos
Veja, abaixo, os 6 grupos do eSocial:
- Grupo 1: Empresas com faturamento superior a R$78 milhões;
- Grupo 2: Empresas com faturamento inferior a R$78 milhões, exceto as optantes pelo SIMPLES NACIONAL;
- Grupo 3: ME e EPP optantes pelo SIMPLES, MEI, empregadores pessoas físicas (exceto domésticos), entidades sem fins lucrativos;
- Grupo 4: Entes públicos de âmbito federal e as organizações internacionais;
- Grupo 5: Entes públicos de âmbito estadual e o Distrito Federal;
- Grupo 6: Entes públicos de âmbito municipal, as comissões polinacionais e os consórcios públicos.
4. Implantação por Fases
A implantação do eSocial está em vigor e são ao todo 5 fases. Cada grupo tem seu cronograma de implantação para cada fase a seguir:
- Fase 1: Cadastro do empregador e tabelas.
- Fase 2: Dados dos trabalhadores e seus vínculos com as empresas (eventos não periódicos).
- Fase 3: Folha de pagamento.
- Fase 4: Substituição da GFIP (Guia de Informações à Previdência Social) e compensação cruzada.
- Fase 5: Dados de segurança e saúde do trabalhador
5. Transmissão por Eventos
As informações ao eSocial são enviadas por eventos:
EVENTOS DE TABELA
Os eventos de tabela identificam o empregador/contribuinte/órgão público, contendo dados básicos de sua classificação fiscal e de sua estrutura administrativa que validam os eventos não periódicos e periódicos.
EVENTOS NÃO PERIÓDICOS
Os eventos não periódicos dependem de acontecimentos na relação entre o empregador/órgão público e o trabalhador que influenciam no reconhecimento de direitos e no cumprimento de deveres trabalhistas.
EVENTOS PERIÓDICOS
Os eventos periódicos têm periodicidade definida, compostos por informações de folha de pagamento e de apuração de outros fatos geradores de contribuições previdenciárias.
6. Obrigações acessórias
Por meio o eSocial, os empregadores passarão a comunicar ao Governo, de forma unificada, as seguintes 15 obrigações:
- GFIP – Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social
- CAGED – Cadastro Geral de Empregados e Desempregados para controlar as admissões e demissões de empregados sob o regime da CLT
- RAIS – Relação Anual de Informações Sociais.
- LRE – Livro de Registro de Empregados
- CAT – Comunicação de Acidente de Trabalho
- CD – Comunicação de Dispensa
- CTPS – Carteira de Trabalho e Previdência Social
- PPP – Perfil Profissiográfico Previdenciário
- DIRF – Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte
- DCTF – Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais
- QHT – Quadro de Horário de Trabalho
- MANAD – Manual Normativo de Arquivos Digitais
- Folha de pagamento
- GRF – Guia de Recolhimento do FGTS
- GPS – Guia da Previdência Social
Obrigações substituídas para todos os empregadores já obrigados ao eSocial
As obrigações substituídas para todos os empregadores já obrigados ao eSocial são:
- CAGED – Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (a partir de janeiro/2020);
- LRE – Livro de Registro de Empregados (para os que optarem pelo registro eletrônico);
- CTPS – Carteira de Trabalho e Previdência Social
Obrigações substituídas para parte dos empregadores já obrigados ao eSocial
As obrigações substituídas para parte dos empregadores já obrigados ao eSocial são:
- RAIS – Relação Anual de Informações Sociais (a partir do ano base 2019);
- GFIP – Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social (em relação às Contribuições Previdenciárias);
- GPS – Guia da Previdência Social
7. Relação com a EFD-Reinf e DCTFWeb
A EFD Reinf junto ao eSocial, substitui informações solicitadas em outras obrigações acessórias, tais como a GFIP, a DIRF e também obrigações acessórias instituídas por outros órgãos de governo como a RAIS e o CAGED. Por isso, as informações dessas duas obrigações devem estar alinhadas para evitar qualquer tipo de erro na hora do envio.
A DCTFWeb também está diretamente relacionada ao eSocial e EFD-Reinf pois substituirá as obrigações GFIP/SEFIP. No início da vigência da DCTFWeb, as contribuições previdenciárias e as devidas a terceiros passarão a ser recolhidas por meio do documento de arrecadação DARF, que substituirá a atual guia de recolhimento (GPS).
8. Multas
Confira a seguir algumas das multas previstas ao não enviar o eSocial:
9. Carteira de trabalho digital
A Carteira de Trabalho Digital será “alimentada” com os dados do eSocial.
Os empregadores já obrigados ao eSocial, de acordo com o calendário divulgado, devem continuar a enviar os dados dos seus trabalhadores – não apenas referentes à admissão, mas todos os dados já solicitados.
Por isso, reforçamos, se você ainda não enviou os eventos do eSocial, é hora de se apressar.
O empregador deverá enviar todas as fases e seus respectivos eventos ao eSocial para cumprir suas obrigações trabalhistas e previdenciárias, respeitando os prazos previstos no Manual de Orientação do eSocial.
Somente o envio dessas informações ao eSocial terá veracidade para a assinatura da carteira e vínculo trabalhista do trabalhador com a empresa.
10. Sistema de Folha de Pagamento
Segundo o Portal do eSocial, as empresas devem adquirir programas de gestão de pessoal (sistema folha de pagamento) já adequados para a transferência dos arquivos de eventos ao eSocial. Pois é somente por meio dele que os eventos e informações serão transmitidas.
Se o seu sistema de departamento pessoal não está preparado para o eSocial, fique atento!
O sistema de folha de pagamento Sibrax também é seu aliado na entrega do eSocial, pois identifica automaticamente as informações que precisam ser enviadas em cada fase. Ele gera o arquivo e transmite ao eSocial, ao seu comando. A Receita recebe as informações e se houver erros, indica o que é necessário corrigir.
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Esperamos que este artigo tenha sido útil para você.
Um grande abraço e até a próxima! 🙂
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