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Lean office: o que é e quais são os benefícios para escritório contábil?

Em tempos de crise, os contadores precisam encontrar alternativas para melhorar a produtividade do escritório contábil e reduzir os desperdícios, certo?

Como uma boa alternativa, a metodologia Lean Office vem ganhando mais notoriedade no mercado e nos escritórios.

O Lean Office se aplica a ideia de um escritório enxuto com foco na eliminação dos desperdícios, redução de custos e mais produtividade para o escritório contábil.

Ficou se perguntando o que é o Lean Office, de onde surgiu e como funciona? Fique tranquilo, preparamos este artigo para esclarecer suas dúvidas e te ajudar a entender melhor a metodologia. Acompanhe conosco!

O que é e como surgiu o Lean Office?

O conceito de Lean Office pode ser entendido como “escritório enxuto” e surgiu no início dos anos 90, inspirado no sistema de gestão da Toyota (lean manufacturing), que buscava identificar e reduzir os desperdícios nos processos da fábrica para melhorar a sua eficiência e ganhar mais produtividade no mercado pós guerra.

E com o passar dos anos, o pensamento enxuto também chegou até as áreas administrativas, que conhecemos agora como lean office.

Portanto, o lean office é a aplicação da filosofia Lean dentro dos escritórios com o objetivo de eliminar desperdícios em processos administrativos dos escritórios.

8 desperdícios no escritório contábil segundo o Lean Office

Os principais desperdícios que podem ser mapeados nos escritórios contábeis são:

  1. Excesso de produção (Superprodução): criação de documentos, cadastros ou registros duplicados e fazer o trabalho antes que a próxima etapa necessite;
  2. Espera: espera por aprovações, decisões, disponibilidade da informação e sistemas fora do ar;
  3. Movimento: deslocamento dos colaboradores até outro setor ou percursos internos dentro do escritório até impressoras e copiadoras;
  4. Estoque: documentos abertos em processamento, excesso de informações armazenadas (arquivos), processamento de documentos em lote, estoque de materiais de escritório e papéis em geral.
  5. Defeito: correção de relatórios, cancelamento de notas fiscais e outros retrabalhos;
  6. Superprocessamento: processos burocráticos e informações desnecessárias e falta de padronização nas atividades;
  7. Transporte: múltiplas aprovações em documentos, entre salas, andares e departamentos;
  8. Habilidades: falta de padronização nos procedimentos e falta de abertura para sugestões dos colaboradores.

Benefícios em implementar o Lean Office no escritório de contabilidade

Um escritório contábil que implementa os conceitos do Lean Office em seus processos, adequadamente e de forma contínua, obtém diversos benefícios, como:

  • Melhor aproveitamento do tempo e do fluxo de trabalho;
  • Redução de desperdícios;
  • Rapidez em coletar informações;
  • Padronização e documentação na empresa;
  • Diminuição do tempo de processamento de tarefas;
  • Redução do trabalho em processo (pilhas de papel nas mesas);
  • Reorganização do ambiente de trabalho;
  • Mais produtividade para o escritório;
  • Maior participação dos colaboradores.

Como implementar o Lean Office no escritório contábil?

Para implementar o Lean Office em seu escritório contábil é essencial que você, contador, tenha como aliado uma mentoria online em lean.

Isso para que a implementação no seu escritório contábil seja feita de forma adequada, seguindo todos os processos da metodologia lean office.

É importante lembrar também que não existe uma receita de bolo para a aplicação do lean office no escritório contábil e sim modelos, conceitos, ações e ferramentas para aplicar no modelo lean office do seu escritório, como o Método 5s, Seis Sigma e Kanban.

Você pode pesquisar sobre todos esses assuntos para se informar sobre o lean office e implantar a metodologia em seu escritório contábil.

  • Vamos deixar aqui para você um ótimo blog sobre o lean para você se aprofundar ainda mais neste tema: Lean Blog.

Esperamos que este artigo o tenha ajudado e aberto seu mundo contábil para novas oportunidades e melhorias na gestão do seu escritório.

Um grande abraço e até a próxima.

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