Confira boas práticas para fazer a redução de custos no seu escritório de contabilidade!
A redução dos custos é uma saída para manter a empresa no azul em qualquer época do ano, sejam em momentos de crise, expansão ou prósperos. E você, contador, entende muito bem desse assunto para ajudar os seus clientes, não é mesmo?
Mas a pergunta aqui é: você está reduzindo os custos no seu escritório contábil e utilizando seus recursos da forma certa?
Pensando nisso, separamos algumas dicas de como fazer a redução de custos no seu escritório de contabilidade e aproveitar melhor os seus investimentos. Acompanhe conosco!
9 dicas para reduzir custos no seu escritório de contabilidade
Confira 9 dicas para reduzir os custos da sua empresa contábil!
1. Diferencie custos de investimentos
Primeiramente, é preciso saber diferenciar o que é custo e o que é investimento no seu escritório contábil. Veja as diferenças:
- Investimento: é todo o valor que você aplica em algo na sua empresa para obter retorno futuramente, como, por exemplo, novos equipamentos, softwares, treinamentos e capacitações da equipe, entre outros. São investimentos pois seu escritório ganhará em produtividade e otimização do tempo da sua equipe para desempenhar tarefas mais rápido e com praticidade.
- Custos: são os recursos utilizados para manter sua empresa em funcionamento, como mão de obra, água, energia elétrica, internet, entre outros. Aqui é importante separar o que são custos fixos e variáveis, para que você possa controlar e reduzir o que não for indispensável para o funcionamento do seu escritório de contabilidade.
2. Elimine os desperdícios
Para tornar a gestão contábil do seu escritório mais eficiente, é preciso otimizar os processos e eliminar os desperdícios que atrapalham a produtividade da equipe.
Então, que tal uma gestão mais enxuta para o seu escritório? O conceito de Lean Office pode ser entendido como “escritório enxuto” e surgiu no início dos anos 90, inspirado no sistema de gestão da Toyota (lean manufacturing), que buscava identificar e reduzir os desperdícios nos processos da fábrica para melhorar a sua eficiência e ganhar mais produtividade.
E com o passar dos anos, o pensamento enxuto também chegou até as áreas administrativas, que conhecemos agora como lean office.
Portanto, o lean office é a aplicação da filosofia Lean dentro dos escritórios com o objetivo de eliminar desperdícios em processos administrativos dos escritórios.
👉 Saiba mais sobre o Lean Office aqui: Lean office: o que é e quais são os benefícios para escritório contábil?
3. Foque no aumento da produtividade
Aumentar a produtividade do seu escritório de contabilidade ajuda na redução de custos mesmo que de forma indireta. Retrabalhos e erros impactam diretamente no tempo de entrega do trabalho, então a produtividade em uma empresa de contabilidade é um fator decisivo para a redução de custos.
Com tantas novas obrigações e aumento na carga de trabalho, a produtividade da sua equipe contábil deve ser prioridade para reduzir os custos do seu escritório e ganhar em eficiência. Por isso:
- Organize as tarefas e respectivos colaboradores responsáveis;
- Estabeleça metas e prazos de entrega das tarefas contábeis;
- Crie um calendário de tributos e obrigações;
- Melhore a comunicação com seus clientes;
- Escute a sua equipe;
- Utilize a tecnologia ao seu favor.
👉 Saiba mais sobre produtividade na contabilidade: Como aumentar a produtividade da sua equipe contábil?
4. Modernize a gestão de documentos para o digital
Você já parou para pensar no quanto tempo você perde buscando documentos em arquivo físico?
É essencial que você comece a pensar em modernizar a gestão de documentos, ou seja, migrar essas informações para o digital. Além do fácil acesso, ajuda a otimizar o tempo da sua equipe e deixar as informações mais seguras e na palma da sua mão.
5. Reduza o consumo de plástico e de papel
Também é possível reduzir seus custos diminuindo o consumo de plástico e papel. Promova uma campanha de utilização de canecas em vez de copos descartáveis para toda a sua equipe.
Você pode ainda presenteá-los com canecas personalizadas do escritório e os copos descartáveis deixar apenas para visitantes e clientes.
Papéis também podem ser reduzidos, utilizar impressões que não serão utilizadas como rascunhos, entre outras formas, é uma boa opção para diminuir seus gastos com papel.
6. Utilize banco de horas para recompensar a hora extra dos funcionários
Com tantas obrigações, é normal que os funcionários façam horas extras, mas para “pagar” seu tempo extra, opte pelo banco de horas.
7. Economize água e energia
Sim, economizar água e energia impactará bastante na economia de recursos do seu escritório de contabilidade. Oriente sempre sua equipe a economizar ao máximo esses recursos, pequenas ações fazem a diferença e ainda ajudam o meio ambiente.
8. Utilize o backup em nuvem
O backup em nuvem tem ajudado muitos escritórios de contabilidade na recuperação de dados e de todo o seu trabalho, afinal tempo é dinheiro.
Na Sibrax, o backup em nuvem já ajudou clientes a recuperarem seus dados depois de ataque hackers que exigia pagamento pelo sequestro dos dados.
👉 Veja o que aconteceu: Caso de sucesso: recuperação de dados do escritório Czech e Dal Col Assessoria Contábil e Empresarial com o Backup em Nuvem Sibrax
Então, investir em um bom backup em nuvem ajuda a reduzir os custos com perda de arquivos e ter mais segurança no seu trabalho.
Garanta a segurança do seu escritório com nosso backup em nuvem e contrate a ferramenta para o seu escritório: Backup em Nuvem – Sibrax Software.
9. Invista em software contábil com suporte gratuito
Você sabia que muitos softwares contábeis cobram pelo suporte? E também cobram por usuário? Se você tem uma equipe grande de funcionários já deve imaginar como é difícil.
Os softwares da Sibrax são completos, com suporte gratuito, além de não ter limites de usuário e máquinas. É mais economia para o seu escritório.
Em época de eSocial e EFD-Reinf, um bom suporte faz toda a diferença, não é mesmo? E melhor ainda quando é de graça! Então, vem pra Sibrax.
Conheça os sistemas da Sibrax
Com toda a certeza, a tecnologia é a grande aliada do seu escritório contábil em 2021! Utilizar novos sistemas e soluções ajudam a reduzir os custos, melhorar a produtividade da sua equipe e eficiência do seu negócio.
Por isso, disponibilizamos, abaixo, um formulário para a solicitação de demonstração por 30 dias do nosso Pacote Completo (Folha, Livro e Contabilidade). Preencha com seus dados e entraremos em contato com você!
Esperamos que este artigo tenha sido útil para você.
Um grande abraço e até a próxima! 🙂
