As funções executadas pelo síndico são as mais importantes para o bom funcionamento do condomínio, seja na gestão ou no convívio entre os condôminos.
A profissão de síndico não é nada fácil, requer conhecimento em diversas áreas, paciência, jogo de cintura, empatia, e principalmente, requer organização.
Com tantas tarefas, o síndico precisa gerenciar o seu tempo da melhor forma possível para não se perder. Por isso, separamos algumas dicas para você, síndico ou administrador de condomínio, gerenciar suas tarefas no condomínio de forma simples e prática. Continue lendo este artigo!
Defina seu horário de trabalho
Geralmente, os síndicos moram no condomínio que gerenciam, e é muito comum os condôminos o procurarem fora de hora. Isso é uma situação recorrente e bem complicada, e deve ser evitada com a definição de horários específicos de trabalho e atendimento.
Estabeleça os dias e horários do seu trabalho para gerenciar suas tarefas e atendimento, isso é muito importante para o bom andamento do seu trabalho. Informe aos condôminos seus horários.
Garanta também um meio de comunicação no condomínio que você possa atender as ocorrências, pode ser por e-mail, WhatsApp do condomínio, livro de reclamações e sugestões, entre outros. Assim você organiza o seu tempo sem deixar de atender os moradores do condomínio!
Organize suas tarefas diárias em uma agenda
Ter uma agenda é muito importante para gerencias suas tarefas de síndico ou administrador de condomínios, seja no modo tradicional – caderninho – ou até mesmo por meio de aplicativos.
Essa agenda pode ser organizada por níveis de prioridade. Existe um método chamado de Matriz de Gestão de Tempo, que ajuda a identificar as tarefas 1) urgentes, 2) importantes, 3) não-urgentes e 4) não-importantes. Escreva suas tarefas diárias e em cada uma defina qual é a prioridade.
Arquive adequadamente os documentos do condomínio
Na rotina do condomínio também existe muita burocracia, como por exemplo, os registros das atas de reuniões e assembleias, contratos, notas fiscais, obrigações tributárias, contas a pagar, entre outros. Portanto, é extremamente importante que você tenha todos os documentos organizados para não ter nenhum tipo de dor de cabeça e ganhar em agilidade e produtividade em suas tarefas, e uma gestão de condomínio mais eficiente.
Para arquivar adequadamente os documentos do condomínio, você pode seguir as seguintes recomendações:
- Defina a ferramenta de arquivo: pode ser arquivado via web ou software, ou no modo tradicional, como caixas ou pastas adequadas, com tudo categorizado e etiquetado;
- Digitalização dos documentos: procure sempre ter esses documentos digitalizados, para não ter perigo de perdê-los;
- Priorize os documentos: priorize os documentos que você sempre utiliza e os mais importantes;
- Tempo de armazenamento: a cada cinco anos, o síndico ou administrador do condomínio deve verificar o arquivo, e separar o que ainda é útil ou não para o condomínio.
Utilize um sistema de condomínio
Para ganhar tempo e produtividade em suas tarefas, você pode utilizar a tecnologia como aliada. Um sistema de condomínio pode ser a alternativa que você estava procurando para melhorar a gestão das suas tarefas.
A Sibrax desenvolveu um sistema prático, que te ajuda – e muito – a administrar o seu condomínio, preparado para as mais diversas formas de rateio das despesas condominiais.
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