Como manter organizados os documentos fiscais eletrônicos da minha empresa?

A rotina em escritórios contábeis e demais empresas sempre é muito corrida, e cada processo exige muita rapidez e eficiência.

Com diversas obrigações fiscais para cumprir, é necessário que os profissionais tenham acesso fácil e rápido aos documentos fiscais da empresa, ou empresas no caso dos escritórios para terem uma maior produtividade em suas tarefas.

E para não perder tempo e não ter nenhuma dor de cabeça ao procurar um documento é essencial que as notas fiscais estejam muito bem organizadas.

Para te auxiliar nesse processo, separamos algumas dicas para que suas notas fiscais estejam sempre prontas para serem encontradas na hora que você precisar. Continue a leitura desse post!

Defina a pessoa responsável pela organização das notas fiscais

Se você tem muitas pessoas na sua equipe, defina uma para ficar responsável pela organização das notas fiscais.

Após escolher o colaborador, oriente os demais para sempre que precisarem de algum documento, solicitar ao colaborador responsável.

Crie pastas nomeadas corretamente no seu computador

Como estamos falando sobre documentos fiscais eletrônicos, a organização acontecerá no computador. Uma dica simples, porém muito eficaz é montar pastas e subpastas nomeadas adequadamente. Esse processo facilita – e muito – a localização dos arquivos.

Se sua empresa for responsável por várias outras empresas, como no caso dos escritórios de contabilidade, separe e faça uma pasta para cada uma delas.

Estabeleça uma rotina para guardar os documentos

Manter um padrão na rotina da organização dos documentos fiscais é fundamental para a organização e localização dos mesmos.

Procure padronizar cada processo, desde o preenchimento até a armazenagem dos arquivos. Cada detalhe faz a diferença na hora de encontrar a nota fiscal para a prestação de contas.

Faça o backup dos seus documentos fiscais

Faça o backup das suas notas fiscais a cada 30 dias, para não ter nenhum problema. O backup garante a proteção desses arquivos e de cada processo da empresa.

Mantenha sempre uma cópia do backup fora da empresa em alguma mídia removível (pendrive ou HD externo). Quanto mais cópias você tiver em diferentes locais, maior a segurança dos seus documentos fiscais eletrônicos.

Explore todas as funcionalidades do seu sistema emissor de notas

Se você já organizou a emissão das notas fiscais eletrônicas e todo o processo de armazenamento dos documentos, é hora de se preocupar com o gerenciamento de todas as demandas.

Sendo assim, você pode optar por utilizar algum software que permita integrar as informações fiscais, emitir relatórios e atender as demais obrigações acessórias.

Com ferramentas mais completas, você consegue diminuir o tempo investido em processos simples e aumentar a produtividade.

Gostou dessas dicas para a organização de notas fiscais eletrônicas? Tem algum outro processo que você acha fundamental para manter esses documentos sempre em ordem? Deixe um comentário e ajude outras pessoas a melhorarem seus processos de organização.

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