Começou a fazer home office para o seu escritório contábil e não sabe quais ferramentas precisa ter para desempenhar o seu papel da melhor maneira?
Este artigo pode te ajudar! Acompanhe conosco e fique por dentro.
Ferramentas para home office contábil
A seguir, falaremos sobre as melhores ferramentas gratuitas para otimizar o seu tempo e melhorar a sua produtividade trabalhando de casa. Confira:
- Compartilhamento de arquivos
Google Drive
Wetransfer - Reuniões por videoconferência
Google Hangouts
Vídeo chamada WhatsApp - Organização das tarefas contábeis
Trello
Planilhas Google - Comunicação com a equipe
Grupos WhatsApp
Slack - Comunicação com o cliente
WhastApp Business
E-mail - Agendamento de reuniões
Google Agenda - Sistemas Contábeis para trabalhar de casa
Servidor em Nuvem Sibrax (folha, fiscal, contabilidade e condomínio)
Base de dados em nuvem (emissor de notas)
1. Compartilhamento de arquivos
- Google Drive
A quantidade de documentos do escritório é relativamente alta, por isso, a melhor forma de armazenar esses documentos é em nuvem, pela segurança e facilidade de acesso.
O contador pode utilizar o Google Drive também por meio da sua conta Gmail para guardar arquivos importantes do escritório e de seus clientes. Além disso, o Google Drive também permite que a equipe compartilhe os arquivos com outras pessoas.
O aplicativo está disponível Android e iOS, sendo possível acessar também do computador. Acesse https://www.google.com/intl/pt-BR_ALL/drive/ e saiba mais! - Wetransfer
O WeTransfer é uma plataforma de compartilhamento de arquivos grandes pela Internet. A plataforma não exige cadastro e permite enviar até 2 GB gratuitamente por e-mail ou link.
Na modalidade grátis, as transferências ficam disponíveis por até uma semana.
2. Reuniões por videoconferência
- Google Hangouts
O Google Hangouts é um excelente ferramenta para fazer a sua videoconferência, basta ter uma conta Gmail para aproveitar a ferramenta gratuitamente. É possível incluir mais de uma pessoa na reunião, adicionando o e-mail ou compartilhando o convite via link.
Está disponível para computador e smartphone. Acesse https://hangouts.google.com/ e aproveite! - Vídeo chamada WhatsApp
Para chamadas mais rápidas, a vídeo-chamada do WhatsApp também é uma excelente forma de fazer as suas reuniões, tanto para a equipe quanto com os clientes.
3. Organização das tarefas contábeis
- Trello
Um excelente aplicativo para o gerenciamento de tarefas do escritório de contabilidade é o Trello. Uma ferramenta completa para gerenciamento de projetos, sendo ideal para a organização das tarefas diárias.
A organização no aplicativo é feita por meio de quadros que possibilitam a inserção de texto, criar checklists, checklists, prazos de entrega e muito mais!
O Trello é gratuito, porém tem também uma opção premium para quem necessita, por exemplo, inserir arquivos grandes.
O aplicativo está disponível para Android e IOS, além de pode acessar pelo computador via web ou instalar no computador. Acesse https://trello.com/ e conheça todas as vantagens da ferramenta. - Planilhas Google
Seja para planejar ou compartilhar a receita atualizada da empresa, o Planilhas facilita o trabalho em equipe.
Adicione colaboradores aos projetos, veja as alterações em tempo real, receba notificações sobre as edições e converse com colegas de trabalho no mesmo documento. Todas as alterações são salvas automaticamente em tempo real.
É necessário ter uma conta Gmail. Acesse https://www.google.com/intl/pt-BR/sheets/about e saiba mais.
4. Comunicação com a equipe
- Grupos WhatsApp
Para facilitar a comunicação da equipe, de forma mais rápida e eficaz, crie um grupo do WhatsApp com todos os membros do escritório.
Procure enviar mensagens somente sobre o trabalho e no horário comercial estabelecido. - Slack
Quer facilitar a comunicação da equipe e setores do escritório contábil? O Slack é uma boa opção.
A ferramenta permite conversas individuais ou em grupos. Também tem a opção de envio de arquivos e muito mais.
O Slack possui a versão gratuita e a premium (com mais funcionalidades). É possível acessar via internet ou instalar no computador. Acesse https://slack.com/intl/pt-br/ e saiba mais.
5. Comunicação com o cliente
- WhastApp Business
Além da troca de e-mails, o WhastApp Business é a melhor opção para a comunicação com os clientes e potenciais clientes do escritório contábil.
O WhatsApp Business também é uma boa alternativa para não misturar o seu número pessoal e controlar da maneira que você preferir, atender somente em horário comercial, colocar as informações do escritório e muito mais!
É possível colocar como número desse WhatsApp Business o número fixo do escritório contábil.
Com ele você possui vantagens em relação ao WhatsApp normal, você poderá enviar lembretes de obrigações, pagamentos, entre outros, a todos os clientes sem ter que fazer um grupo, isso pode ser feito por listas de transmissão. Conheça o WhatsApp Business: https://www.whatsapp.com/business/ - E-mail
O e-mail ainda é uma das melhores formas de se comunicar e enviar aquivos para o cliente. Procure ter um e-mail profissional, com domínio e assinatura do escritório.
Os envios dos e-mails devem também respeitar o horário comercial para facilitar a sua rotina home office.
6. Agendamento de reuniões
- Google Agenda
Você não quer perder nenhuma reunião com seus clientes, certo? O Google Agenda é simples e intuitivo, e um dos melhores aplicativos para você organizar seus compromissos, reuniões e funciona como um excelente lembrete.
O Google Agenda é vinculado a uma conta Gmail, por isso se você ainda não tem uma conta Gmail, recomendamos que providencie.
Com essa ferramenta, você pode obter a confirmação dos participantes da reunião e assim se organizar melhor. O aplicativo está disponível Android e iOS, sendo possível acessar também do computador. Acesse https://www.google.com/intl/pt-BR/calendar/about/ e conheça!
7. Sistemas Contábeis para trabalhar de casa
- Servidor em Nuvem Sibrax (folha, fiscal, contabilidade e condomínio)
Você pode acessar os sistemas Sibrax (Contabilidade, Folha de Pagamento, Livro Fiscal e Condomínio) na nuvem e trabalhar diretamente da sua casa!
A Sibrax utiliza os serviços de computação em nuvem mais seguros do mundo: a Amazon Web Services (AWS). - Base de dados em nuvem (emissor de notas)
Com a BASE DE DADOS NA NUVEM SIBRAX, você utiliza o Sistema Emissor de Notas Sibrax de qualquer lugar.
É ideal para empresas com várias filiais/lojas que necessitam manter o estoque e os cadastros unificados em uma única base centralizada. Além de ser muito mais SEGURO, já que o backup é realizado pela Sibrax.| Para saber as condições de adesão do serviço do servidor e base de dados em nuvem, entre em contato pelo WhatsApp clicando aqui!
Se você quer melhorar ainda mais a sua produtividade no home office contábil, leia o artigo Contador home office: como ser mais produtivo?
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