7 passos para aumentar a produtividade no escritório contábil

A sua equipe já perdeu prazos de pagamentos de impostos? Não quer que isso aconteça novamente? Então, está na hora de melhorar a produtividade no escritório contábil!

Para isso, é preciso organizar as rotinas de trabalho e melhorar a gestão do tempo da equipe.

Quer saber mais sobre o assunto? Confira essas 7 dicas incríveis que preparamos para você!

1. Faça um organograma das tarefas do escritório contábil

Anote todas as atividades realizadas pelos colaboradores e estabeleça um organograma de procedimentos a serem realizados, com todas as etapas estabelecidas.

Assim, todos saberão que determinado documento deve passar pelo gestor antes de ser encaminhado ao cliente.

2. Organize as atividades

Depois que elaborar o organograma, é hora de delimitar as tarefas que cada funcionário realiza. Dessa maneira, todos precisarão se comprometer para desempenhar as suas funções, e se houver algum problema você saberá a quem recorrer.

É importante que essa organização de atividades também seja feita diariamente. Assim, quando todos chegarem ao trabalho saberão exatamente quais as demandas devem ser executadas.

3. Estabeleça prazos e metas

Mostre para a equipe quais são os deadlines para cada procedimento e estabeleça metas diárias para serem cumpridas.

Desse modo, todos precisarão se comprometer com o cumprimento dos prazos e a realização das atividades. Também saberão mais claramente quais são as expectativas do gestor.

4. Crie um calendário de tributos

Para evitar esquecimentos e perdas de prazos, é importante criar um calendário de pagamento de tributos. Algumas ferramentas do mercado já oferecem essa funcionalidade, mas se você ainda não possui uma pode fazer esse documento manualmente.

Veja algumas opções: anotar os prazos em um quadro branco onde todos possam enxergar, criar alertas nos e-mails dos colaboradores ou até mesmo imprimir em formato de calendário.

5. Cobre seus clientes

Pode parecer estranha a ideia de cobrar os próprios clientes, mas isso deve ser feito. Eles precisam atualizar com frequência as informações de entrada e saída de produtos, fazer a emissão de notas fiscais e outras atividades que influenciam no trabalho de sua equipe.

Deixe claro para seus clientes que só será possível cumprir com a legislação se eles também atenderem aos prazos. Se for preciso, entre em contato com certa frequência e faça reuniões para esclarecer possíveis dúvidas.

6. Melhore a comunicação entre a equipe

Disponibilize um tempo durante a semana para conversar com sua equipe e entender as dificuldades que todos enfrentam. Ao criar essa oportunidade, será possível obter bons feedbacks para melhorar a rotina de trabalho e a produtividade dos colaboradores.

7. Utilize um programa contábil eficiente

Há diversos sistemas de gestão financeira disponíveis no mercado. Eles têm o intuito de dar mais agilidade para as rotinas contábeis e mais eficiência ao trabalho dos contadores.

Assim, a equipe deixa de fazer processos manuais e ganha tempo para desempenhar atividades mais importantes, que demandam tempo e pesquisa.

Acredita que essas dicas ajudarão você a aumentar a produtividade do seu escritório contábil?

Aproveite a sua visita e conheça os “5 motivos para usar um sistema que faz mais do que a emissão de nota fiscal eletrônica”!

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