Administrar um negócio é uma tarefa complexa, que exige a análise dos resultados financeiros, da produtividade da equipe, conhecimento do mercado e a busca por novos clientes. Mas com paciência e dedicação é possível melhorar a gestão do escritório contábil e obter maior lucratividade.
Como fazer isso? É preciso ter estratégia, controlar a receita e ter uma boa estrutura para atender os clientes. Continue a leitura do post e descubra os 11 passos necessários para aprimorar o gerenciamento do escritório de contabilidade!
1. Estabeleça a responsabilidade de cada colaborador
Converse com a sua equipe e defina as obrigações de cada colaborador. Isso tornará o dia a dia mais ágil e prático, evitando que as pessoas fiquem sem saber quais são suas responsabilidades.
Sendo assim, estabeleça quem controlará a folha de pagamento, o lançamento de notas fiscais, os balancetes, o cálculo de impostos, entre outras tarefas que envolvem as atividades do escritório contábil.
2. Melhore a comunicação entre os colaboradores
Evite ruídos na comunicação. Estabeleça reuniões semanais ou quinzenais para conversar com toda a equipe e procure ouvir as dificuldades de cada um. Esses encontros não devem se prolongar muito, pois seus colaboradores precisam trabalhar. Todavia, devem ser eficientes.
Mostre-se aberto para ouvir sugestões e reclamações, mas também mantenha sua autoridade como gestor. O objetivo é evitar intrigas e melhorar o trabalho em equipe. Portanto, ressalte a importância de cada um para o sucesso da empresa.
3. Defina os processos internos
Sistematize os procedimentos do escritório contábil para dar mais rapidez às operações diárias. Para tanto, crie uma lista ou organograma das atividades que devem ser executadas diariamente e informe todos os colaboradores.
4. Precifique corretamente os trabalhos
Sua equipe não pode trabalhar de graça. Portanto, analise o tempo necessário para atender cada cliente, o nível de dificuldade de cada procedimento que deve ser executado, analise os custos para manter as atividades e defina os honorários da maneira correta.
Afinal, nenhuma empresa sobrevive sem cobrar pelos seus trabalhos.
5. Tenha total conhecimento do contrato
Não faça mais do que foi contratado. Verifique todas as cláusulas do documento, os serviços que foram solicitados pelo cliente e os prazos para cada tarefa. Mantenha um desempenho eficiente do trabalho e cumpra tudo que foi combinado. Porém, não trabalhe mais do que o necessário.
Caso o cliente precise de uma demanda maior de atendimento e execução de tarefas, faça uma nova reunião para ajustar o contrato.
6. Estabeleça um campo de atuação
Qual o perfil ideal de clientes para o negócio? O mercado é amplo e você não conseguirá atender bem todos os clientes se eles forem de áreas muito distintas ou de portes muito diferentes.
Portanto, defina um nicho de mercado — seja ele educação, serviços, tecnologia ou varejo — e um porte de empresa que consegue atender.
Por exemplo: é muito mais difícil orientar o cliente com clareza se o escritório atender pequenas empresas e multinacionais ao mesmo tempo, pois há muitas diferenças na legislação aplicada e nos impostos cobrados.
Sendo assim, analise os atuais clientes e encontre o nicho de mercado em que seu escritório é realmente bom no que faz.
7. Invista em tecnologia
Adote ferramentas de gestão contábil para otimizar os processos do escritório e atender todas as demandas dentro do prazo.
Determinados softwares do mercado facilitam o lançamento de dados, a sincronização das informações, a criação de relatórios e balancetes, envio de cartas de cobrança e controle de livro caixa.
Além disso, é possível investir em vários módulos de ferramentas que permitem a integração das informações. Dessa maneira, as tarefas são automatizadas e os colaboradores conseguem desempenhar melhor as demandas que necessitam de pesquisa e análise.
8. Crie metas e estratégias de avaliação
Estabeleça as metas trimestrais, semestrais e anuais e defina os meios para alcançar cada objetivo. Informe a equipe sobre elas e dê incentivos para que todos trabalhem com foco em alcançá-las.
Para isso, pode-se investir em premiações financeiras para os funcionários mais produtivos, ofertas de cursos rápidos para aperfeiçoamento do profissional, entre outras opções.
O gestor também deve estabelecer as estratégias de avaliação para definir se os objetivos foram obtidos. É necessário estabelecer todas as regras de avaliação para deixar o processo transparente.
Porém, não deixe o ambiente competitivo em excesso, pois isso poderia criar muita pressão e prejudicar o rendimento dos colaboradores.
9. Tenha controle sobre as finanças
É imprescindível ter total controle sobre as finanças do escritório de contabilidade. Para isso, é necessário acompanhar a entrada e saída de dinheiro, conhecer os custos fixos e variáveis e eliminar os desperdícios.
Para cortar gastos desnecessários, pode-se adotar estratégias como: a troca do copo plástico de café por xícaras, utilizar mais a comunicação online com os clientes em vez de ligações telefônicas, imprimir documentos somente quando for estritamente necessário, entre outras ações.
O gestor também deve identificar os clientes que costumam pagar em atraso e começar a cobrá-los alguns dias antes do vencimento. Se eles continuarem demorando a pagar a dívida, deve-se aplicar juros na cobrança para que esse processo não se torne um hábito.
10. Preserve os clientes
Toda empresa depende de seus clientes para ter sucesso. E na área contábil isso não é diferente. Portanto, o gestor deve manter um relacionamento saudável com as empresas que atende, ter uma comunicação efetiva, conhecer os problemas e procurar solucioná-los.
Procure entender as necessidades de cada cliente e mantenha um bom diálogo com eles. Dessa maneira, será muito mais fácil de preservá-los. Além disso, eles podem se transformar em divulgadores do negócio, indicando o escritório contábil para outras empresas.
11. Mantenha o escritório contábil competitivo
Todo contador deve se manter atualizado sobre as mudanças da legislação e as demais regras contábeis e fiscais. Para isso, deve-se incentivar a capacitação da equipe profissional por meio de cursos rápidos ou pós-graduação.
Para tanto, o gestor pode criar políticas de compensação de horas quando algum colaborador precisar se ausentar da empresa para a realização de um curso. Outra opção é promover palestras no escritório contábil para todos os funcionários.
O administrador também precisa ficar atento sobre as mudanças do mercado, as necessidades dos clientes e as ferramentas mais modernas para escritórios de contabilidade.
Valorize sua gestão
Ao adotar essas estratégias, fica muito mais fácil para a empresa se manter competitiva no mercado e oferecer um serviço de qualidade aos clientes.
Enfim, para aprimorar a gestão do escritório contábil é preciso ter paciência, definir bem os processos, investir em tecnologia e ter total conhecimento sobre a situação financeira.
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