Analisar esse processo na gestão de entrada e saída de mercadorias e produtos impacta – e muito! – no sucesso da sua empresa. Além de garantir muitos benefícios para a gestão e para o financeiro da organização.

Por isso, neste artigo, vamos falar um pouco mais e dar algumas dicas para o controle do estoque da sua empresa ser eficiente. Confira a seguir!

O que é o controle de estoque?

O controle de estoque é um processo adotado pelas empresas para fazer a gestão de produtos a fim de registrar, monitorar e controlar a entrada e saída das mercadorias da empresa.

Por que o controle de estoque é tão importante para empresas?

O controle de estoque é essencial para o sucesso de qualquer empresa, independente do porte ou faturamento.

Entender que esse processo não pode ser ignorado é uma boa forma de ter uma boa gestão e entendimento da empresa, pois fazer um controle de estoque correto garante a redução de despesas e evita gastos desnecessários, e analisar mercadorias que podem estar paradas ou vencidas no estoque.

Além de evitar perdas, uma gestão eficaz de controle de estoque traz benefícios como:

• Projetar promoções e demais vendas;
• Solicitar produtos com antecedências para seus fornecedores podendo assim economizar dinheiro;
• Melhorar processos de produção;
• Analisar quais produtos vendem mais que os outros.

Como fazer o controle de estoque da minha empresa?

O controle de estoque pode ser feito de maneiras simples, como, por exemplo, em planilhas – e automatizada com softwares de gestão, que no caso, é o mais indicado para ganhar produtividade e tempo de trabalho.

Os princípios para fazer um bom controle de estoque são:

• Conhecer os tipos de controle de estoque existentes
  Existem dois tipos de controle de estoque, eles são permanente e periódico.
  O controle permanente é o acompanhamento em tempo real da saída e entrada de mercadoria, geralmente feito via software, que consegue prever de imediato se está faltando ou sobrando alguma mercadoria.
  Já o periódico objetiva evitar a falta de produto, geralmente é utilizado para gerar dados para balanços da empresa.

• Escolher qual é a divisão de estoque a ser aplicada na empresarial
• Existem duas formas de dividir um estoque e escolher uma delas para fazer o seu, elas são pela mensuração física ou pelo valor do produto.
• Calcular o custo em armazenamento, ou seja, custos com equipe e equipamento.
• Fazer um inventário completo das suas mercadorias;
• Treinar e incentivar seus colaboradores a manter o estoque sempre organizado para economizar tempo;
• Colocar em promoção os produtos com pouca saída do estoque;
• Analisar os produtos caso tenha algum com defeito no estoque.

5 dicas para o controle do estoque de pequenas empresas ser mais eficiente

Separamos 5 dicas essenciais para fazer o controle do estoque de pequenas empresas ser mais eficiente:

1. Padronize os processos de gestão de estoque;
2. Nomeie um colaborador para ficar responsável pela organização e gerenciamento do estoque;
3. Procure trabalhar com fornecedores fixos;
4. Defina uma data fixa para fazer as compras;
5. Conte com a tecnologia ao seu favor com sistemas de gestão com controle de estoque.

| Leia mais: Saiba como utilizar 5 funções do controle de estoque do Emissor Sibrax

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Integrado com o Livro Fiscal, sistema que o contador usa para fazer a apuração das notas, o emissor permite o envio automático das notas emitidas pelo contribuinte para o escritório. Além de ser simples e ter preço justo, oferece ferramentas para a gestão do negócio. Sem pagar mais por isso, no emissor da Sibrax o usuário pode fazer o controle de caixa, de receitas e despesas, controlar estoque e emitir boletos e duplicatas.

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1 – Alimentar o estoque

2 – Inventário (gerar relatório)

3 – Ficha de estoque (gerar relatório)

Ainda, para melhor ajuste dos cadastros de produtos:

4 – Alterar a codificação dos produtos (caso tenho feito a importação e queira utilizar outro tipo de codificação)

5 – Exclusão de múltiplos produtos (caso tenha feito a importação e queira excluir produtos que não são comercializados)

Clique em um link ou confira abaixo todas as funções.

Para alimentar o seu estoque você deve lançar notas de compra ou entrada de mercadorias. Para lançamento de Nota Fiscal Eletrônica (modelo 55) basta informar o modelo e a chave da nota, digitar os caracteres que aparecem na imagem (conforme mostra a imagem abaixo), e os dados serão automaticamente importados da receita.

Uma nova janela será aberta com a relação dos produtos. Em seguida, você deverá vincular os códigos de produtos do seu fornecedor com os que você já usa no Emissor da Sibrax e converter para a venda em unidades as mercadorias que recebe em caixas. Para entender melhor estes passos, veja a imagem abaixo e continue lendo.

Nessa janela você deve preencher dois campos, conforme indicado pelas setas laranja e azul:

“Cód. Saída” (seta laranja)

Neste campo você pode digitar 0(zero) e pressionar a tecla Enter para abrir a consulta e vincular um cadastro já existente. Caso o produto ainda não esteja cadastrado, você pode:

• deixar o campo em branco, e o sistema irá cadastrar o produto com o mesmo código do seu fornecedor; ou
• informar um novo código para cadastrar o produto.

“Qtde. Saída” (seta verde)

Neste campo você deve indicar qual a quantidade que terá disponível para venda. Por exemplo: supondo que seu fornecedor vendeu a mercadoria em caixas e na nota estejam lançadas 3 caixas com 10 unidades cada, para comercializar em unidades informe 30 no campo “Qtde. Saída”.

“Preço de venda” (seta azul)

Neste campo você deverá informar o valor de venda do item no momento do lançamento (se já não tiver feito anteriormente), podendo alterá-lo posteriormente.

Para consultar o Inventário, que é um documento que pode ser solicitado em casos de fiscalização, acesse o menu Relatórios, selecione Estoque e então clique na opção Inventário. Você terá à disposição informações como: quantidade de cada item no cadastro, valor do custo médio e o total em reais que a empresa possui em estoque na data em que o relatório for gerado. O Inventário é um documento essencial para a conferência do estoque após entradas e saídas de mercadoria.

Para ver o histórico de entradas, saídas e saldo, consulte a ficha de estoque. Acesse o menu Relatórios, selecione Estoque e clique na opção Ficha de Estoque. Você pode imprimir relatórios a qualquer momento.

Se você deseja alterar o código de um produto, seja porque o código do seu fornecedor é complexo ou porque você possui uma codificação própria do seu estabelecimento, acesse o menu Extras e selecione a opção “Alteração de Código Produtos”. Insira no campo “NOVO Código” o código pretendido e clique em Salvar ao terminar. Quando for efetuar uma venda, busque o produto inserindo o novo código cadastrado.

Após importar o cadastro de produtos do escritório é importante avaliar se a lista de produtos corresponde aos produtos que você vende no seu estabelecimento. Por exemplo: se você comercializa alimentos e importou o cadastro do seu escritório, itens como talheres e sacos plásticos constarão no cadastro de produtos. No entanto, são produtos que você comprou anteriormente que ficaram registrados no cadastro do escritório, em razão das notas de entrada, e você não necessariamente os vende. Para que você não acumule informação desnecessária no sistema acesse o menu Extras e clique na opção Excluir Produtos. Marque um ou mais produtos clique em “Ok! Excluir!”. Você pode ordenar produtos por código ou pela descrição para encontrá-los mais facilmente.

Se você ainda tiver dúvidas sobre as funções do controle de estoque entre em contato com um atendente online clicando AQUI.

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É possível registrar produtos de três formas:

1 – Importar do escritório de contabilidade | 2 – Importar por arquivos XML | 3 – Cadastrar manualmente

Importar do Escritório de Contabilidade

A maneira mais rápida. Se o contador do seu estabelecimento utiliza o Livro Fiscal da Sibrax, basta que ele exporte seus dados e você faz a importação com apenas 1 clique. Já explicamos aqui como o contador exporta seus dados e, para importar, clique no menu Extras e selecione “Importação Esc. Contabilidade”. Basta clicar em Importar e todos os seus produtos, clientes e fornecedores serão automaticamente cadastrados no Emissor.

Importar por Arquivos XML

Se você possuir os arquivos XML das notas de seus fornecedores ou de outro sistema emissor de notas que você utilizava anteriormente, clique no menu Extras e selecione a opção “Importação Cadastros XML”. Clique em Procurar para abrir a busca e selecione a pasta para iniciar a importação.

Cadastrar manualmente

Para cadastrar os produtos, acesse o menu Cadastros e em seguida a opção Produtos e Matéria Prima. Insira as informações e clique em Salvar ao terminar.

Você também pode cadastrar durante a venda: ao lançar um código inexistente, o sistema irá perguntar se deseja cadastrá-lo. Cadastrar produtos durante a venda não é recomendável, pois você terá que deixar o cliente esperando até terminar de registrar. Você deve, primeiramente, abrir uma venda (F1) e então inserir um código para o novo produto no campo “Cód. produto”. Pressione Enter e clique em Sim para “Produto não encontrado. Deseja cadastrar?”. Insira as informações e clique em Salvar para continuar a venda.

Se você ainda tiver dúvidas sobre como cadastrar produtos entre em contato com um atendente online clicando AQUI. Na próxima semana falaremos mais sobre as funções de controle de estoque do nosso Emissor. Não perca!

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