As despesas se dividem em duas: despesas ordinárias e despesas extraordinárias.
As despesas ordinárias são aquelas previsíveis, e, sem elas, o condomínio não ofereceria condições de uso ou de moradia. Dentre as despesas ordinárias, as mais comuns se referem aos pagamentos de água, luz, telefone, empregados, encargos sociais, impostos, materiais de limpeza, materiais de escritório, correios, reparos, seguros, manutenção e conservação em geral. São incluídas nesse item a manutenção e a conservação de elevadores, portões, instalações elétricas e hidráulicas, alvenarias, jardins, extintores e o conserto de máquinas e de equipamentos.
As despesas extraordinárias são imprevisíveis. Geralmente ocorrem por roubo, pela ação do homem ou do tempo e são inadiáveis. As despesas com indenizações cíveis ou trabalhistas podem também ser incluídas no rol das despesas extraordinárias pelo fato de não se saber com antecedência qual será o resultado do julgamento. As despesas com reparos tanto podem ser ordinárias como extraordinárias, dependendo da situação em que ocorreram. Quando existe um contrato de manutenção e conservação, as despesas são ordinárias, pois são previsíveis. Os valores são pré-determinados, e os serviços são previstos em cláusulas contratuais. Caso queda de energia, vendaval ou raio venha a danificar equipamentos, o conserto é considerado uma despesa extraordinária. As despesas extraordinárias, em razão da urgência e da necessidade de reparar ou indenizar os danos, não dependem de autorização de assembleia para a sua realização ou pagamento. Para maior transparência, o síndico, antes de contratar serviços ou comprar os bens para repor aqueles afetados, deve realizar cotações de preços.
As despesas extraordinárias geralmente são suportadas pelo fundo de reserva ou por algum fundo criado para esse fim. Quando se utilizam recursos do fundo de reserva, ele deverá ser recomposto após os recebimentos dos condôminos dos valores despendidos com essa despesa.
Alguns investimentos assemelham-se, em vários aspectos, a despesas ordinárias ou extraordinárias. A diferença mais visível está no sentido de que os investimentos agregam novos valores aos bens patrimoniais do condomínio, por exemplo: construção de salão de festas e quadra esportiva, compra de obra de arte, confecção de móvel novo, aquisição de utensílios, etc. Existe dispêndio que pode parecer ora despesa ordinária, ora extraordinária, ora investimento. Observe o exemplo: reparo na bomba de água é uma despesa ordinária; troca da bomba de água por ter sido queimada por queda de energia é uma despesa extraordinária; a compra de uma bomba de água nova com mais potência de elevação de água é investimento. Os investimentos agregam valor ao patrimônio, têm vida útil para mais de um exercício e, após o seu uso, tem valor residual. As despesas ordinárias ou extraordinárias se consomem com o uso, têm vida curta e, ainda que reste alguma vida após o uso, nada ou pouco valem.
Para a realização de investimentos é imperativa a deliberação da assembleia com quorum qualificado para a sua aprovação.
Este é o décimo quarto capítulo do livro “Condomínio: normas, gestão e convívio”. Escrito por Osvaldo Alves de Lima, fundador e diretor da Sibrax, o livro aborda diversos aspectos da vivência e administração de condomínios, como despesas, investimentos, prestação de contas, entre outros.
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