Orçamento em condomínios

Existem dois tipos de orçamento dos condomínios: a) orçamento anual de despesas e receita do próximo exercício; b) orçamento de preços para aquisição de bens e de serviços, também denominado “Cotação de Preços”.

O orçamento anual de despesas e receita está previsto em quase todas as convenções e na Lei nº 10.406/2002, art. 1.350, que assim prescreve: “Convocará o síndico, anualmente, reunião da assembleia dos condôminos, na forma prevista na convenção, a fim de aprovar o orçamento das despesas, as contribuições dos condôminos e a prestação de contas, e eventualmente eleger-lhe o substituto e alterar o regimento interno”.

A maioria dos síndicos não elabora o orçamento anual de despesas nem fixa a taxa de contribuição dos condôminos com base nesse orçamento. É comum os escritórios de administração de condomínio, com anuência do síndico, fazer o rateio das despesas ocorridas no mês para determinar o valor das taxas condominiais.

Quando se adota o orçamento anual de despesas e se fixa o valor da taxa condominial do ano seguinte, atendendo à lei e à convenção, o valor das taxas mensais são fixas no decorrer do ano. Nesse caso, calcular o valor da taxa condominial mensal é simples, basta dividir o valor total das despesas orçadas do ano vindouro por 12. O resultado será rateado entre os condôminos na proporção de sua fração ideal do terreno ou por outros meios previstos na convenção do condomínio.

Observe o seguinte exemplo:

– Total das despesas orçadas para 2016: R$ 120.000,00

– Valor das despesas mensais para rateio: R$ 120.000,00 : 12 = R$ 10.000,00.

A quantia de R$ 10.000,00 será rateada mensalmente no transcorrer do ano e, assim, a taxa condominial será fixa. Se houver aumento de despesas em virtude de reajustes de salários, água, luz, etc. acima da previsão, poderão faltar recursos. Nesse caso, deve-se convocar assembleia geral de condôminos para fazer suplementação orçamentária. No orçamento anual somente é possível prever as despesas ordinárias, ou seja, aquelas que são constantes e imprescindíveis para o funcionamento do condomínio, tais como: pessoal, encargos sociais, água, luz, gás, telefone, materiais de limpeza, etc. A taxa condominial para suportar essas despesas é denominada “Taxa Condominial Ordinária”.

Quando ocorrerem despesas inesperadas ou investimentos em reformas, ampliação ou modernização no decorrer do ano, essas despesas deverão ser rateadas nos meses de suas realizações ou de seus pagamentos. Por serem despesas ou investimentos extraordinários, a taxa condominial para suportar essas despesas é denominada “Taxa Condominial Extraordinária”.

Quando ocorrerem despesas inesperadas ou investimentos em reformas, ampliação ou modernização no decorrer do ano, essas despesas deverão ser rateadas nos meses de suas realizações ou de seus pagamentos. Por serem despesas ou investimentos extraordinários, a taxa condominial para suportar essas despesas é denominada “Taxa Condominial Extraordinária”.

Para isso, deve o administrador tomar por base as despesas do ano anterior e aplicar o provável índice de inflação para o próximo ano. Por cautela, deve-se projetar um percentual ligeiramente maior que a previsão governamental.

Para que o orçamento seja proporcional às despesas efetivas e para não haver insuficiência ou excesso de recursos em caixa, deve-se analisar cuidadosamente cada despesa. É preciso ter a convicção de que ela vai aumentar ou diminuir durante o ano. Por exemplo: analisar se o condomínio vai aumentar ou diminuir o número de empregados, se vai manter ou retirar o telefone instalado, se vai trocar as lâmpadas por outras mais econômicas; enfim, deve-se fazer um diagnóstico preciso e completo de cada despesa. No caso de eleição de novo síndico, o administrador deverá saber dele se pretende criar novas despesas ou suprimir algumas.

São várias as vantagens advindas com a adoção do orçamento anual de despesas e a fixação da Taxa Condominial Ordinária:

1. Os condôminos saberão, com antecedência, o valor da taxa condominial mensal e poderão incluir essa despesa no seu orçamento e programar suas finanças; não serão surpreendidos durante o ano com taxas diferentes e, muitas vezes, elevadas demais.
2. O síndico e os administradores não precisam ficar dando explicações dos motivos da taxa condominial ter sofrido aumento ou redução.
3. A assembleia autoriza previamente as despesas, tirando do síndico a responsabilidade de estabelecer o valor da taxa condominial.
4. É possível emitir os boletos das taxas condominiais em qualquer dia do mês, útil para o condômino que precisa viajar. Em alguns casos, é possível fazer o carnê anual das taxas condominiais ordinárias. Nessa modalidade de pagamento, serão emitidos boletos extras somente nos meses em que houver despesas extraordinárias.
5. Os escritórios de contabilidade ou de administração de condomínios não precisam ficar todo mês telefonando para o síndico lhes informar o valor da taxa condominial. Muitas vezes, depois de todos os rateios feitos e os boletos impressos, eles têm de refazer todo o trabalho porque a direção do condomínio se esqueceu de incluir ou excluir alguma despesa, e isso ocorre quase sempre a pedido dos síndicos que não querem muita alteração na taxa condominial do mês. Têm ainda os escritórios e administradores de condomínio a vantagem de não precisar fechar a folha de pagamento de afogadilho para gerar os rateios e os boletos.

Sem dúvida, a estipulação de valor fixo mensal da taxa condominial ordinária facilita sua administração e oferece mais comodidade ao condômino.

Os síndicos e os administradores devem arrecadar sempre a quantia necessária para custear as despesas e os investimentos de que o condomínio necessita. Ter muito dinheiro em caixa, em virtude de arrecadações superiores às necessidades do condomínio, empobrece o condômino. Em vez de o dinheiro ficar no caixa do condomínio, deve ficar no bolso do condômino.

A outra forma de orçamento refere-se à compra de bens e serviços. Sempre que houver a necessidade de contratação de serviços, de reparação, manutenção e conservação, bem como aquisição de materiais em geral, de valores relevantes, o síndico deve fazer cotações em, no mínimo, três fornecedores que devem enviar propostas por escrito, com os preços, prazos de pagamento e a marca dos produtos ou dos serviços. Havendo urgência na compra de serviços ou de produtos, deve o síndico fazer cotação por telefone, devendo anotar o dia, a hora, a descrição do serviço ou dos materiais a serem adquiridos, o nome do fornecedor, a pessoa que o atendeu e o valor.

Este é o décimo primeiro capítulo do livro “Condomínio: normas, gestão e convívio”. Escrito por Osvaldo Alves de Lima, fundador e diretor da Sibrax, o livro aborda diversos aspectos da vivência e administração de condomínios, como despesas, investimentos, prestação de contas, entre outros.

Continue acompanhando. Ele será disponibilizado na íntegra em breve, em versão digital, para os clientes da Sibrax que utilizam o Administrador de Condomínio. Aguarde!