Os balancetes de receitas e de despesas condominiais devem ser feitos de forma mais sucinta possível. Os condôminos são, na sua maioria, leigos em contabilidade e, por isso, quanto mais detalhado for o balancete, mais difícil será sua leitura e compreensão. As receitas devem ser agrupadas em nomenclatura por semelhanças, e as despesas também. Exemplos:
I. RECEITAS:
– Taxa condominial (desnecessário detalhar o que compõe o valor do boleto, como água, gás, etc.).
– Taxa de mudança.
– Juros e multas recebidas.
– Multa por infração à convenção.
– Rendimento de aluguéis.
– Rendimento de aplicação financeira.
– Fundo de reserva.
– Venda de recicláveis.
II. DESPESAS:
1. PESSOAL E ENCARGOS:
– Salários (desnecessário detalhar: horas extras, adicionais, adiantamentos, etc.).
– Férias e 13o salário.
– Benefícios convencionais (desnecessário detalhar: uniformes, cesta básica, vale-transporte, etc.).
– Encargos sociais (desnecessário detalhar: INSS, FGTS e PIS).
2. SERVIÇOS DE TERCEIROS:
– Água, luz e telefone (desnecessário detalhar).
– Tarifas bancárias.
– Honorários profissionais.
– Reparos, manutenção e conservação (desnecessário detalhar: elevador, portão,eletricista, encanador, jardineiro, etc.).
– Cópias, autenticações e averbações.
– Outros serviços.
3. MATERIAIS DE USO E CONSUMO:
– Material de limpeza.
– Material de escritório.
– Material elétrico.
– Material hidráulico.
– Material de alvenaria.
– Material de pintura.
– Gás.
– Alimentação.
– Outros materiais.
4. DESPESAS DIVERSAS:
– Contribuição Sindical Patronal.
– Impostos e taxas.
– Verba de representação do síndico.
III. INVESTIMENTOS:
– Móveis e utensílios.
– Ferramentas.
– Máquinas e equipamentos.
Obviamente que devem ser registrados os pagamentos e recebimentos nos livros Caixa e Conta Corrente Bancária e, neles, devem ser detalhadas as seguintes informações: o dia, mês e ano; o favorecido e o valor. Caso algum condômino queira saber a composição dos gastos ou dos recebimentos apresentados nos balancetes, o síndico deve disponibilizar os livros aos interessados.