A segurança dos dados é um dos maiores desafios do escritório contábil, pois a organização precisa manter os seus dados e dos clientes seguros.
Por isso, é muito importante manter uma rotina de proteção para se proteger de invasões, roubos, perdas e danos em máquinas e sistemas.
Pensando nisso, neste artigo, separamos algumas dicas para você implementar uma rotina de segurança de dados no seu escritório de contabilidade. Acompanhe a seguir!
5 dicas para uma rotina de segurança de dados no seu escritório de contabilidade
Confira, abaixo, 5 dicas valiosas para realizar uma rotina de segurança de dados no seu escritório de contabilidade
1. Use senhas fortes
Oriente todos os colaboradores para que utilizem senhas fortes para o acesso de sistemas e e-mails, por exemplo. Ou seja, é proibido usar a famosa senha: 1,2,3,4,5,6. Sendo assim, a orientação é escolher palavras que envolvam letras maiúsculas e minúsculas, números e símbolos.
Além disso, é recomendável utilizar senhas diferentes para cada produto ou serviço e trocá-las em um período entre 2 e 6 meses, pois isso dificulta as chances de invasões nos sistemas.
2. Atualize o antivírus
Adquira um antivírus e mantenha-o sempre atualizado. Para evitar o esquecimento é possível programar a função uma vez por semana, por exemplo.
Dê preferência para programas que possuam sistema antispam, assim você não corre o risco de acessar um e-mail infectado por vírus. Além disso, ele deve ter um firewall que mantenha os computadores da empresa livres de invasores.
3. Conscientize os colaboradores
Outro ponto importante para manter os dados do escritório seguro é conscientizar a sua equipe contábil. É preciso ter muito cuidado com os acessos e o uso correto do antivírus, pois na maioria das vezes as máquinas são infectadas por desconhecimento de medidas preventivas de proteção dos dados.
4. Tenha cuidado redobrado com e-mails
O e-mail é um dos recursos mais utilizados nos ataques cibernéticos, por isso todo o cuidado é pouco.
Por isso, oriente sua equipe a tomar cuidado com os conteúdos recebidos e com links e documentos anexados.
5. Mantenha seu sistema contábil com backup em nuvem
E essa última dica é a mais importante para o escritório contábil, o cuidado com a rotina de backup!
Para garantir a segurança da informação no escritório contábil, é recomendado utilizar sistemas que permitam o backup frequente. Muitos produtos do mercado oferecem a possibilidade de fazer o backup em nuvem uma vez por dia, por exemplo, a fim de garantir que a versão mais atual dos dados seja copiada.
Essa rotina de backup pode ser alterada de acordo com a necessidade do gestor, é só fazer a alteração no sistema. Ao adotar essa medida, fica muito mais fácil restaurar um arquivo caso ele seja danificado.
Além disso, ao manter os dados em computadores e servidores físicos a empresa corre o risco de perder os arquivos em casos de roubos, enchentes ou incêndios, por exemplo. Na nuvem, as informações podem ser acessadas de qualquer lugar com acesso à internet.
Os sistemas de contabilidade e o emissor de notas guardam muitas informações preciosas para as empresas, e sabemos que ainda há muita falta de atenção com o backup devido a correria do dia a dia.
São inúmeras histórias de empresas que perderam seus arquivos, materiais essenciais de trabalho, por despreocupação em não manter seus arquivos seguros em nuvem.
Por isso, utilizar o backup em nuvem é a melhor opção para manter os arquivos da sua empresa mais segura e recuperá-los quando precisar.
Como contratar o Backup em Nuvem da Sibrax para o seu escritório de contabilidade?
A Sibrax desenvolveu o sistema de backup em nuvem, a melhor opção para manter seguros os arquivos do seu escritório e poder recuperá-los quando necessário.
A Sibrax utiliza o sistema de armazenamento da Amazon, a maior e mais segura empresa desse setor no mundo, que atende inclusive bancos.
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No seu escritório contábil já utilizam o backup em nuvem? Deixe-nos um comentário com sua experiência.
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