Com tantas novas obrigações e aumento na carga de trabalho, a produtividade da sua equipe contábil deve ser prioridade para contador gestor.
Uma equipe motivada e organizada garante o sucesso das rotinas de trabalho e, para isso, você precisa focar em melhorar a gestão do tempo do pessoal do seu escritório.
Pensando nisso, neste artigo, separamos algumas dicas para aumentar a produtividade da sua equipe contábil. Veja a seguir!
Organize as tarefas e respectivos colaboradores responsáveis
Anote todas as atividades realizadas pelos colaboradores e estabeleça um organograma de procedimentos a serem realizados, com todas as etapas estabelecidas.
Assim, todos saberão que determinado documento deve passar pelo gestor antes de ser encaminhado ao cliente.
Depois que elaborar o organograma, é hora de delimitar as tarefas que cada funcionário realiza. Dessa maneira, todos precisarão se comprometer para desempenhar as suas funções, e se houver algum problema você saberá a quem recorrer.
É importante que essa organização de atividades também seja feita diariamente. Assim, quando todos chegarem ao trabalho saberão exatamente quais as demandas devem ser executadas.
Estabeleça metas e prazos de entrega das tarefas contábeis
Mostre para a equipe quais são os deadlines para cada procedimento e estabeleça metas diárias para serem cumpridas.
Desse modo, todos precisarão se comprometer com o cumprimento dos prazos e a realização das atividades. Também saberão mais claramente quais são as expectativas do gestor.
Crie um calendário de tributos e obrigações
Para evitar esquecimentos e perdas de prazos, é importante criar um calendário de pagamento de tributos e envio de obrigações, como, por exemplo, eSocial, EFD-Reinf, DCTFWeb, entre outros.
Algumas ferramentas do mercado já oferecem essa funcionalidade, mas se você ainda não possui uma pode fazer esse documento manualmente.
Veja algumas opções: anotar os prazos em um quadro branco onde todos possam enxergar, criar alertas nos e-mails dos colaboradores ou até mesmo imprimir em formato de calendário.
Melhore a comunicação com seus clientes
Melhore a comunicação com os seus clientes, pois a maioria das informações e entrega de obrigações e tributos devem ser enviados por eles. Eles precisam atualizar com frequência as informações de entrada e saída de produtos, fazer a emissão de notas fiscais, entre outras atividades, que influenciam no trabalho de sua equipe.
Deixe claro para seus clientes que só será possível cumprir com a legislação se eles também atenderem aos prazos. Se for preciso, entre em contato com certa frequência e faça reuniões para esclarecer possíveis dúvidas.
Escute a sua equipe
Disponibilize um tempo durante a semana para conversar com sua equipe e entender as dificuldades que todos enfrentam.
Ao criar essa oportunidade, será possível obter bons feedbacks para melhorar a rotina de trabalho e a produtividade dos colaboradores.
Utilize a tecnologia ao seu favor
Há diversos sistemas contábeis disponíveis no mercado. Eles têm o intuito de dar mais agilidade para as rotinas contábeis e mais eficiência ao trabalho dos contadores e sua equipe.
Assim, a equipe deixa de fazer processos manuais e ganha tempo para desempenhar atividades mais importantes, que demandam tempo e pesquisa. Por isso, utilize a tecnologia ao seu favor!
Gostou das nossas dicas para melhorar a produtividade da sua equipe contábil? Então, deixe-nos um comentário!
Se você quer melhorar produtividade da sua equipe na entrega de obrigações e gestão contábil, você precisa conhecer os nossos sistemas!
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Esperamos que este artigo tenha sido útil.
Um grande abraço e até a próxima!
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