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Documentos da empresa: por quanto tempo devo guardar?

A organização e desbaste de documentos é muito comum no início do ano. Mas antes de jogar fora os documentos ou apagar do seu computador, você precisa ler este artigo.

Aqui vamos falar sobre quanto tempo você deve guardar os documentos para não ter nenhuma dor de cabeça no futuro. Acompanhe conosco!

Por quanto tempo devo guardar os documentos da empresa?

Você já deve saber que documentos como guias de recolhimento, notas fiscais, documentos contábeis, livros fiscais e declarações; comprovantes trabalhistas, livro ou ficha de registro, holerites, entre outros, devem ser bem armazenados não é mesmo? Mas você sabe por quanto tempo?

Segundo a assessoria jurídica da Federação do Comércio de Bens, Serviços e Turismo do Estado de São Paulo (FecomercioSP), o período médio de guarda é de cinco anos. Mas existem documentos que devem ser armazenados por muito mais tempo. Confira:

Documentos tributários: 5 anos

Os documentos relacionados a tributos devem ser guardados por 5 anos, eles são:
Imposto de Renda (IR);

  • Contribuição Social sobre Lucro Líquido (CSLL);
  • Programa de Integração Social (PIS);
  • Contribuição para Financiamento da Seguridade Social (Cofins);
  • Simples Nacional;
  • Notas fiscais, recibos e comprovantes de lançamentos;
  • Livros Fiscais e contábeis;
  • Sistemas eletrônicos de dados de escrituração fiscal ou contábil;
  • Declarações: DIPJ, DCTF, DIRF;
  • Declaração Anual do Simples Nacional (DASN);
  • Declaração de Ajuste Anual – declaração e comprovantes de lançamentos.

Documentos trabalhistas e previdenciários: 30 anos

Os documentos trabalhistas e previdenciários devem ser guardados por 30 anos, eles são:

  • Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS);
  • Guia recolhimento do FGTS e informações à Previdência Social (GFIP);
  • Guia de recolhimento rescisório do FGTS e da contribuição social (GRFC).

Documentos de folha de pagamento e sistemas: 10 anos

Os documentos relacionados à folha de pagamento e sistemas eletrônicos devem ser guardados por 10 anos:

  • Folha de pagamento;
  • Sistemas eletrônicos de dados trabalhistas e previdenciários.

Outros documentos: 5 anos

Alguns documentos que fazem parte da empresa precisam ser guardados por 5 anos, eles são:

  • Contribuição previdenciária (GPS);
  • Contribuição Sindical (GRCSU);
  • Recibo de pagamento de salário, férias, 13º salário e controle de ponto;
  • Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED);
  • Relação Anual de Informações Sociais (RAIS).

Documentos de afastamento: 2 anos

Os documentos referentes ao afastamento do trabalhador também devem ser guardados por 2 anos, eles são:

  • Termos de rescisão de contrato de trabalho;
  • Pedido de demissão;
  • Aviso prévio.

Documentos de contratação: indeterminado

Alguns documentos referentes à contratação de funcionários devem ser guardados por prazo indeterminado, eles são:

  • Contrato de trabalho;
  • Livro ou ficha de registro do funcionário.

Como guardar esses documentos por tanto tempo em empresas?

Para guardar documentos tão importantes para as empresas é necessário que o gestor organize todos os documentos e mantenha uma rotina de armazenamento dos documentos.

Esses documentos podem ser organizados eletronicamente para agilizar processos e ter mais segurança, podendo ser armazenados em mídias físicas como pendrives, HDs externos, servidores ou para mais segurança ainda em armazenamento em nuvem.

O importante é não perder nenhum documento da empresa pois o futuro é incerto e você precisará deles.

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