Você ainda utiliza metodologias offline para gerenciar as atividades do escritório contábil? O uso da tecnologia deixa os processos mais ágeis e práticos, o que aumenta a possibilidade de ampliar o número de clientes e oferecer serviços diferenciados. Portanto, é imprescindível contar com ferramentas de gestão para o escritório.
Essas soluções contribuem para otimizar o tempo, melhorar os serviços oferecidos e fazer a gestão de clientes. Quer conhecer essas tecnologias? Veja a seguir!
1. CRM
Fazer o cadastro e controle de clientes em agendas ou planilhas de excel não é nada prático. Somado a isso, corre-se o risco de você se esquecer de fazer as atualizações das informações ou agendar duas reuniões no mesmo horário.
Com um CRM de clientes todos os dados são disponibilizados em uma mesma tela. Assim, você pode inserir as informações como e-mail, telefone, data de reunião, valor mensal de cobrança dos clientes em um mesmo local. Dessa maneira, o escritório garante a eficiência no relacionamento com os clientes.
2. Ferramenta de gestão para envio de e-mails
Imagina conseguir fazer todas as atividades em um mesmo ambiente? Isso traria muito mais praticidade na hora de trabalhar, certo? Algumas ferramentas de gestão possibilitam que o escritório controle melhor o seu faturamento, pois elas monitoram os recebimentos de pagamentos e os inadimplentes.
Além disso, é possível calcular os honorários rapidamente e enviar os boletos com códigos de barras por e-mail.
3. Alertas de vencimentos
Você costuma esquecer os vencimentos das contas a pagar? Seus clientes perdem os prazos de vencimentos dos seus honorários? Algumas ferramentas de gestão do mercado permitem que você cadastre e envie avisos de vencimentos automaticamente.
Com isso, você pode desempenhar as tarefas sem preocupação, pois a ferramenta irá lembrá-lo de todos os prazos por e-mail ou sms. Além disso, seus clientes não se esquecerão de pagar as dívidas com o escritório contábil, o que garante a entrada de recursos em caixa.
4. Balanço das contas a qualquer momento
Conseguir realizar as tarefas complexas com poucos cliques dá muito mais rapidez e praticidade para a rotina de um escritório contábil. Por isso, soluções que permitem apurar o balanço das contas a qualquer momento oferecem uma grande vantagem. Dessa maneira, você apura o lucro ou prejuízo na hora, sem precisar fazer o encerramento do trimestre.
5. Emissão de notas para diversos provedores
O controle da emissão de notas fiscais e das informações contábeis é apenas uma das responsabilidades de um escritório contábil. Por isso, contar com um software que possibilita realizar a emissão das NF-es para diversos provedores se torna uma excelente vantagem para o escritório de contabilidade. Isso possibilita a automatização de processos cansativos e evita a redigitação das informações.
6. Fuze Meeting
Essa ferramenta possibilita realizar videoconferências com clientes ou funcionários do escritório. Dessa maneira, não é preciso realizar o deslocamento de pessoas para solucionar problemas simples do dia a dia, basta fazer uma chamada com todos os responsáveis pelo projeto.
Para utilizar o aplicativo (https://www.fuze.com/) basta realizar um cadastro e convidar clientes e funcionários. Depois, é só agendar as reuniões que todos os horários aparecerão para os envolvidos.
Enfim, ao utilizar ferramentas de gestão em um escritório contábil fica muito mais fácil de controlar as informações e evitar erros. Gostou dessas dicas?
Aproveite a visita para saber como aumentar a produtividade no seu escritório contábil!
