Gestão de condomínios: 4 cuidados que devo ter

A gestão de condomínio exige tanta responsabilidade como a administração de uma empresa. É fundamental manter as informações organizadas, ter um planejamento financeiro e transparência nos processos de compra de produtos e equipamentos.

Além disso, é preciso manter um clima de respeito entre os moradores, estar disposto a resolver problemas em diversos horários e seguir as regulamentações estabelecidas nas reuniões com os demais condôminos.

Confira 4 cuidados fundamentais para administrar as demandas de maneira correta!

4 cuidados que devo ter com a administração de condomínio

1. Mantenha a organização das informações

O síndico é o responsável pela manutenção da ordem dentro de um edifício. Portanto, deve organizar corretamente as informações relativas à sua atividade como: situação financeira do condomínio, moradores em débito, dados das pessoas contratadas, notas fiscais de compra ou de serviço, entre outras situações.

O responsável deve se lembrar de que a administração de um prédio funciona de maneira parecida com a de uma empresa. Ou seja, um morador que não quitou a taxa mensal de condomínio deve ser cobrado com multas e juros, para evitar o prolongamento da dívida.

Além disso, o síndico precisa fazer o registro em carteira dos funcionários contratados, pagar o salário em dia e contribuir com a Previdência Social e o Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS). Por isso, a organização é fundamental a fim de evitar o esquecimento de prazos, dívidas trabalhistas e questionamentos por parte dos outros moradores.

2. Tenha uma comunicação eficaz

Durante a assembleia, procure definir os meios de comunicação utilizados para informar, cobrar moradores e agendar as próximas reuniões.

Por exemplo: utilize um software administrador de condomínios que ofereça serviço de mailing ou envio de SMS para enviar boletos e recados aos moradores. Também é possível disponibilizar o contato de WhatsApp para casos de urgência ou agendamentos de mudanças, e enviar e-mail para agendamento de reuniões. Dessa maneira, o síndico evita conflitos e falhas de comunicação.

3. Faça um controle e planejamento financeiro

Todas as dívidas do condomínio e compras executadas devem ser anotadas em uma planilha para garantir o controle financeiro. Assim, pode-se fazer um provisionamento de gastos para conseguir negociar melhores preços em produtos ou serviços, e manter um controle dos valores devidos.

O síndico deve entender que ele será responsável por fazer a prestação de contas ao final de cada mês. E, caso os dados não sejam justificados com clareza, os moradores poderão fazer questionamentos e exigir a apresentação das notas fiscais.

4. Utilize a tecnologia para fazer a gestão de condomínio

Para não perder dados importantes, esquecer os prazos de pagamentos e gerir melhor todas as informações do condomínio, o síndico pode utilizar a tecnologia como uma aliada.

Atualmente, existem ferramentas que auxiliam no monitoramento das informações, impressão de boletos, controle de reservas das áreas comuns, impressão de livro caixa e até mesmo o controle do vencimento de extintor de incêndio e seguro.

Assim, não é preciso verificar manualmente cada informação, garantindo a segurança e o bem-estar de todos os moradores.

Enfim, a administração de um prédio deve ser realizada com cautela, eficiência e exatidão para evitar a falta de dinheiro em caixa, discussões com moradores e problemas trabalhistas.

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