Como fazer isso? É preciso ter estratégia, controlar a receita e ter uma boa estrutura para atender os clientes. Continue a leitura do post e descubra os 11 passos necessários para aprimorar o gerenciamento do escritório de contabilidade!

1. Estabeleça a responsabilidade de cada colaborador

Converse com a sua equipe e defina as obrigações de cada colaborador. Isso tornará o dia a dia mais ágil e prático, evitando que as pessoas fiquem sem saber quais são suas responsabilidades.

Sendo assim, estabeleça quem controlará a folha de pagamento, o lançamento de notas fiscais, os balancetes, o cálculo de impostos, entre outras tarefas que envolvem as atividades do escritório contábil.

2. Melhore a comunicação entre os colaboradores

Evite ruídos na comunicação. Estabeleça reuniões semanais ou quinzenais para conversar com toda a equipe e procure ouvir as dificuldades de cada um. Esses encontros não devem se prolongar muito, pois seus colaboradores precisam trabalhar. Todavia, devem ser eficientes.

Mostre-se aberto para ouvir sugestões e reclamações, mas também mantenha sua autoridade como gestor. O objetivo é evitar intrigas e melhorar o trabalho em equipe. Portanto, ressalte a importância de cada um para o sucesso da empresa.

3. Defina os processos internos

Sistematize os procedimentos do escritório contábil para dar mais rapidez às operações diárias. Para tanto, crie uma lista ou organograma das atividades que devem ser executadas diariamente e informe todos os colaboradores.

4. Precifique corretamente os trabalhos

Sua equipe não pode trabalhar de graça. Portanto, analise o tempo necessário para atender cada cliente, o nível de dificuldade de cada procedimento que deve ser executado, analise os custos para manter as atividades e defina os honorários da maneira correta.

Afinal, nenhuma empresa sobrevive sem cobrar pelos seus trabalhos.

5. Tenha total conhecimento do contrato

Não faça mais do que foi contratado. Verifique todas as cláusulas do documento, os serviços que foram solicitados pelo cliente e os prazos para cada tarefa. Mantenha um desempenho eficiente do trabalho e cumpra tudo que foi combinado. Porém, não trabalhe mais do que o necessário.

Caso o cliente precise de uma demanda maior de atendimento e execução de tarefas, faça uma nova reunião para ajustar o contrato.

6. Estabeleça um campo de atuação

Qual o perfil ideal de clientes para o negócio? O mercado é amplo e você não conseguirá atender bem todos os clientes se eles forem de áreas muito distintas ou de portes muito diferentes.

Portanto, defina um nicho de mercado — seja ele educação, serviços, tecnologia ou varejo — e um porte de empresa que consegue atender.

Por exemplo: é muito mais difícil orientar o cliente com clareza se o escritório atender pequenas empresas e multinacionais ao mesmo tempo, pois há muitas diferenças na legislação aplicada e nos impostos cobrados.

Sendo assim, analise os atuais clientes e encontre o nicho de mercado em que seu escritório é realmente bom no que faz.

7. Invista em tecnologia

Adote ferramentas de gestão contábil para otimizar os processos do escritório e atender todas as demandas dentro do prazo.

Determinados softwares do mercado facilitam o lançamento de dados, a sincronização das informações, a criação de relatórios e balancetes, envio de cartas de cobrança e controle de livro caixa.

Além disso, é possível investir em vários módulos de ferramentas que permitem a integração das informações. Dessa maneira, as tarefas são automatizadas e os colaboradores conseguem desempenhar melhor as demandas que necessitam de pesquisa e análise.

8. Crie metas e estratégias de avaliação

Estabeleça as metas trimestrais, semestrais e anuais e defina os meios para alcançar cada objetivo. Informe a equipe sobre elas e dê incentivos para que todos trabalhem com foco em alcançá-las.

Para isso, pode-se investir em premiações financeiras para os funcionários mais produtivos, ofertas de cursos rápidos para aperfeiçoamento do profissional, entre outras opções.

O gestor também deve estabelecer as estratégias de avaliação para definir se os objetivos foram obtidos. É necessário estabelecer todas as regras de avaliação para deixar o processo transparente.

Porém, não deixe o ambiente competitivo em excesso, pois isso poderia criar muita pressão e prejudicar o rendimento dos colaboradores.

9. Tenha controle sobre as finanças

É imprescindível ter total controle sobre as finanças do escritório de contabilidade. Para isso, é necessário acompanhar a entrada e saída de dinheiro, conhecer os custos fixos e variáveis e eliminar os desperdícios.

Para cortar gastos desnecessários, pode-se adotar estratégias como: a troca do copo plástico de café por xícaras, utilizar mais a comunicação online com os clientes em vez de ligações telefônicas, imprimir documentos somente quando for estritamente necessário, entre outras ações.

O gestor também deve identificar os clientes que costumam pagar em atraso e começar a cobrá-los alguns dias antes do vencimento. Se eles continuarem demorando a pagar a dívida, deve-se aplicar juros na cobrança para que esse processo não se torne um hábito.

10. Preserve os clientes

Toda empresa depende de seus clientes para ter sucesso. E na área contábil isso não é diferente. Portanto, o gestor deve manter um relacionamento saudável com as empresas que atende, ter uma comunicação efetiva, conhecer os problemas e procurar solucioná-los.

Procure entender as necessidades de cada cliente e mantenha um bom diálogo com eles. Dessa maneira, será muito mais fácil de preservá-los. Além disso, eles podem se transformar em divulgadores do negócio, indicando o escritório contábil para outras empresas.

11. Mantenha o escritório contábil competitivo

Todo contador deve se manter atualizado sobre as mudanças da legislação e as demais regras contábeis e fiscais. Para isso, deve-se incentivar a capacitação da equipe profissional por meio de cursos rápidos ou pós-graduação.

Para tanto, o gestor pode criar políticas de compensação de horas quando algum colaborador precisar se ausentar da empresa para a realização de um curso. Outra opção é promover palestras no escritório contábil para todos os funcionários.

O administrador também precisa ficar atento sobre as mudanças do mercado, as necessidades dos clientes e as ferramentas mais modernas para escritórios de contabilidade.

Valorize sua gestão

Ao adotar essas estratégias, fica muito mais fácil para a empresa se manter competitiva no mercado e oferecer um serviço de qualidade aos clientes.

Enfim, para aprimorar a gestão do escritório contábil é preciso ter paciência, definir bem os processos, investir em tecnologia e ter total conhecimento sobre a situação financeira.

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O post 11 passos incríveis para melhorar a gestão do escritório contábil apareceu primeiro em Blog Sibrax Software.

Para isso, é preciso organizar as rotinas de trabalho e melhorar a gestão do tempo da equipe.

Quer saber mais sobre o assunto? Confira essas 7 dicas incríveis que preparamos para você!

1. Faça um organograma das tarefas do escritório contábil

Anote todas as atividades realizadas pelos colaboradores e estabeleça um organograma de procedimentos a serem realizados, com todas as etapas estabelecidas.

Assim, todos saberão que determinado documento deve passar pelo gestor antes de ser encaminhado ao cliente.

2. Organize as atividades

Depois que elaborar o organograma, é hora de delimitar as tarefas que cada funcionário realiza. Dessa maneira, todos precisarão se comprometer para desempenhar as suas funções, e se houver algum problema você saberá a quem recorrer.

É importante que essa organização de atividades também seja feita diariamente. Assim, quando todos chegarem ao trabalho saberão exatamente quais as demandas devem ser executadas.

3. Estabeleça prazos e metas

Mostre para a equipe quais são os deadlines para cada procedimento e estabeleça metas diárias para serem cumpridas.

Desse modo, todos precisarão se comprometer com o cumprimento dos prazos e a realização das atividades. Também saberão mais claramente quais são as expectativas do gestor.

4. Crie um calendário de tributos

Para evitar esquecimentos e perdas de prazos, é importante criar um calendário de pagamento de tributos. Algumas ferramentas do mercado já oferecem essa funcionalidade, mas se você ainda não possui uma pode fazer esse documento manualmente.

Veja algumas opções: anotar os prazos em um quadro branco onde todos possam enxergar, criar alertas nos e-mails dos colaboradores ou até mesmo imprimir em formato de calendário.

5. Cobre seus clientes

Pode parecer estranha a ideia de cobrar os próprios clientes, mas isso deve ser feito. Eles precisam atualizar com frequência as informações de entrada e saída de produtos, fazer a emissão de notas fiscais e outras atividades que influenciam no trabalho de sua equipe.

Deixe claro para seus clientes que só será possível cumprir com a legislação se eles também atenderem aos prazos. Se for preciso, entre em contato com certa frequência e faça reuniões para esclarecer possíveis dúvidas.

6. Melhore a comunicação entre a equipe

Disponibilize um tempo durante a semana para conversar com sua equipe e entender as dificuldades que todos enfrentam. Ao criar essa oportunidade, será possível obter bons feedbacks para melhorar a rotina de trabalho e a produtividade dos colaboradores.

7. Utilize um programa contábil eficiente

Há diversos sistemas de gestão financeira disponíveis no mercado. Eles têm o intuito de dar mais agilidade para as rotinas contábeis e mais eficiência ao trabalho dos contadores.

Assim, a equipe deixa de fazer processos manuais e ganha tempo para desempenhar atividades mais importantes, que demandam tempo e pesquisa.

Acredita que essas dicas ajudarão você a aumentar a produtividade do seu escritório contábil?

Aproveite a sua visita e conheça os “5 motivos para usar um sistema que faz mais do que a emissão de nota fiscal eletrônica”!

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