A prestação de contas tem de ser transparente e deve ser rotineira. Sempre que possível, deve ser publicada na internet e difundida no próprio condomínio através de editais, jornais ou impressos. Ela também deve ser apreciada em assembleia geral ordinária de condôminos convocada para esse fim, no prazo estabelecido na convenção.
As convenções estabelecem os prazos para a prestação de contas aos condôminos, que geralmente ocorre no término de um exercício ou no final do mandato do síndico.
É imperativo que a prestação de contas seja feita de forma simples, quase singela, para que o condômino leigo possa compreender e avaliar o desempenho da administração e a situação econômico-financeira do condomínio.
Para dar transparência à administração do síndico, a prestação de contas do condomínio deve ser feita mensalmente em forma de balancetes de receitas e despesas, com os saldos do caixa, das contas bancárias e das contas a receber e a pagar.
Os balancetes devem exprimir com exatidão a situação econômica e financeira do condomínio. Por isso, o balancete deve contemplar todas as receitas, recebidas ou não, e todas as despesas e investimentos, pagos ou não. Os saldos das contas bancárias e do caixa devem ser aqueles apurados nos livros do condomínio e não aqueles dos extratos bancários.
Quanto aos saldos contábeis e dos bancos, é preciso abrir aqui um parêntese: os saldos dos extratos bancários geralmente são diferentes dos saldos dos livros. Com razão. Nos livros do condomínio são registrados os pagamentos em cheque na data da sua emissão e, às vezes, o beneficiário demora para descontá-lo. O mesmo ocorre quando o condomínio recebe na sua tesouraria algum valor e faz o depósito em outra data. Muitas administrações de condomínios, para fazer coincidir os saldos do Livro Conta Corrente Bancária com o saldo do extrato bancário, registram em seus livros apenas as transações de receitas e de despesas que já transitaram pelo banco. Por exemplo: deixam de lançar os recebimentos de condôminos que ainda não foram depositados no banco e também não lançam as despesas pagas com cheques que ainda não foram compensados no banco durante o mês. Nada mais errôneo! Além dos balancetes não espelharem a veracidade das contas, ainda podem causar falsas ilusões.
Adotando essa metodologia, a título de exemplo, apura-se a seguinte situação financeira.
| (+) Saldo bancário conf. extrato em 1/11/09 | R$ 1.000,00 |
| (+) Taxas recebidas e transitadas na conta do mês | R$ 2.500,00 |
| (–) Cheques compensados no mês | R$ 1.000,00 |
| (=) Saldo em 30.11.2009, conforme extrato | R$ 2.500,00 |
1- Operações transitadas pela conta bancária no mês de novembro conforme extrato:
2- Operações realizadas e não transitadas na conta bancária no mês de novembro:
| Taxas condominiais recebidas e não depositadas | R$ 500,00 |
| Cheques emitidos e não compensados no mês | R$ 2.800,00 |
No caso 1, contabilizando apenas as movimentações financeiras transitadas pela conta bancária, com o intuito de fazer coincidir o saldo dos livros com o saldo do extrato bancário, o saldo da disponibilidade no balancete apresentaria o valor de R$ 2.500,00. Seria real essa disponibilidade? Não. Neste caso, a disponibilidade real do condomínio é:
| (+) Saldo contábil em 1/11/2009 | R$ 1.000,00 |
| (+) Taxas recebidas no mês | R$ 3.000,00 |
| (-) Pagamentos do mês | R$ 3.800,00 |
| (=) Saldo contábil em 30/11/2009 | R$ 200,00 |
Duzentos reais é o saldo disponível do condomínio, e o síndico pode contar é com esse valor!
Para confrontar os registros contábeis com a movimentação bancária a fim de certificar-se da exatidão das contas é só fazer a Conciliação Bancária. É muito simples fazer a conciliação. Ela deve partir do saldo bancário. Nela somam-se as receitas recebidas e não depositadas e são deduzidos os cheques emitidos e não compensados. Exemplo:
| (+) Saldo bancário de 30/11/2009 cf. extrato | R$ 2.500,00 |
| (+) Taxas condominiais a depositar | R$ 500,00 |
| (-) Cheques emitidos a compensar | R$ 2.800,00 |
| (=) Saldo bancário conciliado | R$ 200,00 |
Para melhor entendimento dos condôminos, devem ser relacionadas no balancete as contas de receitas e de despesas de forma sintética. Não é recomendável um balancete extenso e cheio de detalhes, pois isso dificulta sua compreensão pelos condôminos que não dominam o conhecimento contábil de analisar os resultados financeiros do condomínio. Quanto mais extenso for o balancete, mais complexo ele fica, e as dúvidas dos condôminos aumentam. Dessa forma, o síndico e o contador têm mais trabalho para dar explicações.
No balancete modelo da página 216, as despesas foram agrupadas em contas de acordo com as suas características. Caso alguma conta tenha valores expressivos que mereçam explicações, basta fazer as observações necessárias no rodapé do balancete, por exemplo: – Reparos e manutenção: o valor refere-se ao conserto de portão, corte de grama, etc.
Alguns síndicos e condôminos querem balancetes analíticos que demonstrem todas as operações realizadas no mês.
Na prestação de contas, além do balancete, devem ficar à disposição dos condôminos o Livro Caixa, o Livro Conta Corrente Bancária e o Livro Razão, quando este existir.
A prestação de contas não deve se restringir somente a demonstrações financeiras. O síndico pode prestar contas da sua administração, enumerando as obras executadas, os contratos assumidos, as correspondências enviadas e recebidas, os requerimentos expedidos e a implementação de normas de procedimentos aprovadas em assembleias.
Por fim, a prestação de contas é direito do condômino e dever do síndico.
Este é o décimo sétimo capítulo do livro “Condomínio: normas, gestão e convívio”. Escrito por Osvaldo Alves de Lima, fundador e diretor da Sibrax, o livro aborda diversos aspectos da vivência e administração de condomínios, como despesas, investimentos, prestação de contas, entre outros.
Continue acompanhando. Ele será disponibilizado na íntegra em breve, em versão digital, para os clientes da Sibrax que utilizam o Administrador de Condomínio. Aguarde!