Não importa o tamanho da empresa, o cuidado com a folha de pagamento deve ser o mesmo. A desorganização e o descuido em relação a esse documento podem resultar em processos trabalhistas para a organização, ocasionando prejuízos financeiros.
Por isso, é preciso evitar atrasos nos pagamentos, erros nos cálculos de salários e impostos devidos. Para tanto, é preciso manter o controle sobre esse documento, ter uma pessoa ou equipe capacitada para fazer a gestão das informações e controlar as mudanças.
Continue a leitura e conheça os cuidados necessários com estes documentos!
O que é folha de pagamento?
É um documento que informa os dados trabalhistas dos funcionários, informações contábeis geradas por essa relação entre empregado e empresa, e os valores financeiros compostos por salário, contribuição social e imposto de renda.
A folha de pagamento também informa os descontos feitos pelo empregador, com base na legislação. O documento é obrigatório e deve ser emitido pela companhia todos os meses.
Quais os itens que compõem a folha?
A folha de pagamento também integra o controle financeiro de uma empresa. Sendo assim, é imprescindível fazer o cálculo correto dos tributos e salários para evitar processos judiciais, dívidas com o funcionário e, até mesmo, pagamento de um salário maior que o devido.
Para manter um controle eficiente sobre as informações, é importante que haja uma comunicação efetiva entre a equipe de recursos humanos e o escritório contábil. Afinal, mudanças podem ocorrer de um mês para o outro como: aquisição de férias, afastamento por doença, licença maternidade, aumento salarial, entre outras opções.
Vale lembrar que a companhia deve pagar adicional noturno, quando o funcionário trabalhar depois das 22h; adicional de insalubridade ou periculosidade — quando a atividade gera algum risco à vida —; e horas extras, se o funcionário exceder o período normal de expediente.
O profissional responsável pela folha de pagamento também deve ficar atento aos descontos feitos sobre o salário bruto do funcionário como:
- INSS — Instituto Nacional do Seguro Social, que pode ser de 8%, 9%, 11% de acordo com o salário base;
- Benefícios, como o desconto de 6% sobre o vale transporte;
- Faltas ao trabalho;
- Contribuição Sindical, feita uma vez por ano com desconto referente a um dia de trabalho;
- Imposto de Renda de Pessoa Física.
Também deve constar na folha de pagamento a contribuição de FGTS — correspondente a 8% sobre o salário bruto —, o décimo terceiro salário (que pode ser pago em duas parcelas), e o valor referente a um terço de férias. É importante lembrar que este último item deve ser quitado antes do funcionário usufruir o benefício.
Por isso, o administrador deve ter controle sobre as finanças e estar preparado para esses gastos eventuais. Afinal, um colaborador que ganha um salário de R$ 1.200,00 por mês terá um valor de R$ 400,00 para usufruir quando estiver de férias. Quanto mais funcionários a empresa tiver, maior será essa despesa.
Como organizar as despesas?
Como você viu nos exemplos acima, há muitos itens que devem ser considerados na hora de calcular a folha de pagamento de cada funcionário.
Para facilitar os cálculos e evitar erros, é imprescindível manter os documentos organizados. Também é necessário fazer a atualização de reajustes salariais, licenças médicas, faltas, entre outras informações.
Para administrar corretamente todos esses dados, é recomendável adotar o uso de um software específico para fazer o registro do ponto dos funcionários, calcular as horas extras sem erros e exportar as informações para a folha.
Diante dos fatos apresentados, você pôde perceber os cuidados essenciais com a folha de pagamento. Quer aprender mais sobre o assunto? Aproveite para visitar a seção de Passo-a-passos do blog!
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