ECD: prazo limite termina neste mês, confira orientações e passo a passo

A ECD (SPED Contábil) em 2018 é regulada pela Instrução Normativa nº 1.774 RFB. O prazo limite para sua transmissão ao fisco é o último dia útil de maio, ou seja, dia 31/5 (quinta-feira).

Confira a seguir  as novidades para 2018, orientações importantes e o passo a passo completo.

Novidades

1. A autenticação de documentos feita por empresas de qualquer porte, quando feitas diretamente por sistemas públicos, dispensa outros tipos de autenticação;
2. MEs e EPPs que receberam aportes de capital também ficam obrigadas a entregar a ECD 2018, conforme a Resolução nº131 CGSN;
3. A entrega da ECD é facultativa para sociedade empresária ou empresário, nos termos do art. 1.179 da Lei 10.406;
4. O nome do programa da ECD, antes Programa Validador e Assinador (PVA), passa a se chamar Programa Gerador de Escrituração (PGE).

Orientações

• O livro digital deve ser assinado por, no mínimo, duas pessoas: a pessoa física que segundo os documentos arquivados na Junta Comercial tiver poderes para a prática de tal ato e o contabilista;
• Não existe limite para a quantidade de signatários, mas os contabilistas sempre devem assinar por último;
• Na ECD os certificados de pessoa jurídica (e-CNPJ ou e-PJ) não podem ser utilizados;
• É possível assinar a ECD por procuração, que deve ser arquivada na Junta Comercial. A procuração eletrônica da RFB não pode ser utilizada. O SPED Contábil não faz qualquer conferência da assinatura ou dos procuradores – esta verificação é feita pela Junta Comercial;
• Antes de gerar o arquivo no sistema, se o contabilista não estiver regular, deve emitir no site do CRC a Certidão de Regularidade Profissional. Esta certidão contém um número de controle que deverá ser informado ao gerar o SPED. Para dúvidas sobre a emissão da CRP, entre em contato diretamente com a ouvidoria do CRC;
• Antes de exportar o arquivo do SPED Contábil, você deve ter efetuado o Encerramento do Exercício.

Para efetuar a entrega com procuração do certificado digital:

• Na Contabilidade, acesse o menu “Cadastros”;
• Selecione a opção “Empresa”;
• Informe o código da empresa;
• Na aba “Sócio”, informe o CPF do representante legal;
• No campo “Qualificação do representante” selecione “Procurador”.

Passo 1: exportar o arquivo do SPED Contábil (ECD)

Na Contabilidade:

• Altere o ano de trabalho para o período (ano) anterior;
• Acesse o menu “Arquivos”;
• Selecione a opção “ECD – SPED Contábil”;
• Informe o código da empresa.

[Atenção] Se o sistema indicar erro ao carregar a empresa, será necessário codificar o plano referencial.

O sistema mostrará em uma janela as contas contábeis com inconsistências e você deverá efetuar os ajustes. Na coluna “Plano Referencial”, digite 0 (zero) e pressione a tecla Enter para buscar o Plano Referencial da Receita Federal. Selecione na lista a conta contábil relacionada à conta do seu plano e clique em “Abrir”. Ao terminar de codificar todas as contas, clique em “Salvar” e feche a janela.

• Confira se a empresa se enquadra em algum dos três itens descritos abaixo do campo Código da empresa e marque, se houver correspondência;
• O campo “Situação” deve apenas ser preenchido se a empresa se enquadrar em alguma das situações especificadas – caso contrário, deve ser deixado em branco;
• Para preencher o campo “Tipo da ECD” verifique em qual grupo a empresa se enquadra e selecione;
• Confira o campo “Número do Livro Diário”, que é preenchido automaticamente;
• Confira a data inicial e final do exercício;
• Deixe marcados os campos “Gerar Fluxo de Caixa” e “Gerar DRA”;
• O “Nome do Arquivo” indica onde ele será salvo e contém o nome da empresa;
• Indique no campo “Sequencial CRC” o número de controle da CRP (Certidão de Regularidade Profissional);
• Informe a “Validade da Certidão”;
• Clique em “Ok” para exportar o arquivo.

Passo 2: importar o arquivo no sistema do SPED Contábil

No sistema do SPED Contábil:

• Acesse o menu Arquivos;
• Abra as opções do submenu Escrituração Contábil;
• Selecione Importar;
• Selecione o arquivo no buscador;
• Clique em Abrir;
• No aviso de conclusão da importação, clique em Sim para validar o conteúdo;
• Para visualizar a ECD, dê duplo clique sobre a pasta com o CNPJ e nome da empresa, em Escriturações Contábeis (à esquerda da tela), e continue abrindo até chegar ao arquivo;
• Para ver demonstrativos contábeis, acesse o menu Escrituração (tarja laranja), abra as opções do submenu Visualizações e selecione o tipo de demonstrativo.

Para gerar o arquivo, assinar e efetuar a entrega siga o Passo a Passo do próprio sistema da ECD (à direita da tela), que mostra de forma simples como finalizar.