Além de serem utilizadas para fiscalização, as notas fiscais eletrônicas também oferecem vantagens aos empresários e aos consumidores, como registrar as suas operações, acompanhar a venda de produtos e serviços, e manter uma rotina organizada na empresa.

Saber diferenciar qual é o tipo de nota fiscal eletrônico você deve emitir em sua empresa é essencial. Neste post, você conhecerá todos os modelos de documentos fiscais eletrônicos existentes, e saberá exatamente qual é o documento que empresa deve emitir. Veja a seguir.

NF-e

A Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) é o modelo utilizado exclusivamente para a compra e venda de produtos físicos.

A NF-e objetiva substituir de vez a sistemática atual de emissão do documento fiscal em papel, simplificando as obrigações acessórias dos contribuintes e permitindo, ao mesmo tempo, o acompanhamento em tempo real das operações comerciais pelo Fisco.

NFC-e

A NFC-e, a Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica, é um documento eletrônico, que faz parte do SPED, que substituirá as Notas Fiscais de Venda a Consumidor, modelo 2 e uso do Equipamento Emissor de Cupom Fiscal (ECF). Ela objetiva facilitar a fiscalização e o controle das vendas de varejistas para consumidores de forma totalmente eletrônica.

NFS-e

A NFS-e é a sigla para Nota Fiscal de Serviço Eletrônica. Essa nota deve ser emitida quando a empresa prestar algum tipo de serviço.

CT-e

O CTe é a sigla para Conhecimento de Transporte Eletrônico, que nada mais é que um documento fiscal eletrônico que tem como objetivo de documentar, para fins fiscais, uma prestação de serviço de transporte de cargas realizada por qualquer modalidade (Rodoviário, Aéreo, Ferroviário, Aquaviário e Dutoviário).

MDF-e

MDF-e é a sigla para Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais. Emitido e armazenado eletronicamente, foi criado para simplificar e vincular os documentos fiscais transportados na unidade de carga utilizada.

O MDF-e serve para otimizar o tempo da fiscalização nas estradas e agilizar os processos da emissão da nota, reunindo todas as NF-es e CT-es em um só documento.

Como emitir documentos fiscais eletrônicos?

Para emitir os documentos fiscais eletrônicos é necessário:

• Certificado digital padrão ICP Brasil;
• Fazer credenciamento de emitente no portal da SEFAZ do seu estado;
• Para emitir as notas fiscais eletrônicas é necessário adquirir um software emissor de notas.

E aí, ficou alguma dúvida sobre cada tipo de documento fiscal eletrônico? Deixe-nos um comentário.

Se você está procurando um software emissor de notas fiscais eletrônicas, a Sibrax possui o mais completo do mercado, emite as notas eletrônicas NF-e, NFC-e, NFS-e, MDF-e, CT-e, CT-e OS.

É fácil de operar, de baixo custo e contém vários módulos de controle para facilitar a gestão da sua empresa.

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Para simplificar esse processo, neste artigo, listamos 5 passos para você, empresário, começar a emitir (ainda hoje!) as suas notas fiscais eletrônicas. Continue a leitura deste post e veja o que você precisar fazer para começar a implementação em sua empresa!

Passo 1: adquira um computador adequado e internet de alta velocidade

É primordial que você tenha um computador em pleno funcionamento e uma internet de alta velocidade para a emissão de notas fiscais eletrônicas.

Procure verificar se o seu computador não precisa de formatação ou ser trocado, é importante uma máquina adequada para operar e para evitar erros de conexão e falhas ao emitir a nota fiscal eletrônica.

Passo 2: saiba qual tipo de documento fiscal sua empresa precisa emitir

Você precisa saber qual é o tipo de documento fiscal eletrônico que sua empresa está obrigada a emitir. Existem diferentes tipos de notas e você precisa ficar atento às diferenças. Elas são:

• Nota Fiscal Eletrônica – Nfe: é um documento para quem vende bens e mercadorias;
• Nota Fiscal Eletrônica do Consumidor – NFC-e: é utilizada em varejo, quando a venda é realizada diretamente ao consumidor;
• Nota Fiscal de Serviço – NFS-e: para empresas que prestam serviços;
• Conhecimento do Transporte Eletrônico – CT-e: para empresas que fazem a prestação de serviço de transporte de cargas realizada por qualquer modal (Rodoviário, Aéreo, Ferroviário, Aquaviário e Dutoviário);
• Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais – MDF-e: para empresas prestadoras de serviço de transporte para prestações com mais de um conhecimento de transporte ou pelas demais empresas nas operações, cujo transporte seja realizado em veículos próprios, arrendados, ou mediante contratação de transportador autônomo de cargas, com mais de uma nota fiscal.

Passo 3: faça o credenciamento na SEFAZ do seu estado

Para emitir nota fiscal eletrônica, a sua empresa também precisa estar cadastrada na Secretaria de Estado da Fazenda. O cadastro é bem simples, mas segue diretrizes de estado para estado.

Para entender melhor como funciona no seu estado, procure ajuda de um contador profissional, ele poderá orientar e auxiliar nesse processo de pedido.

Passo 4: adquira o certificado digital

A nota fiscal precisa de autenticidade da empresa que está emitindo, por isso é necessário que a empresa adquira o certificado digital.

O certificado digital utilizado na nota fiscal eletrônica deverá ser adquirido junto à Autoridade Certificadora credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP-Brasil, devendo ser do tipo A1 ou A3 e conter o CNPJ de um dos estabelecimentos da empresa.

Entenda melhor as diferenças entre os certificados A1 e A3 no artigo “Qual é a diferença entre os certificados digitais A1 e A3?”

Passo 5: adquira um software emissor de notas fiscais eletrônicas

Para emitir NF-e, é necessário adquirir um software emissor de notas, que é fundamental para se adequar a essa modalidade.

A Sibrax possui o sistema emissor de notas mais completo do mercado, que emite todos os tipos de documentos fiscais eletrônicos, NF-e, NFC-e, NFS-e, MDF-e, CT-e, CT-e OS. É fácil de operar, de baixo custo e contém vários módulos de controle para facilitar a gestão da sua empresa.

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Cancelar ou inutilizar uma nota fiscal eletrônica pode ser muito mais simples do que parece, mas você deve entender em qual momento pode aplicar esses processos.

Neste artigo, explicaremos a diferença entre a nota fiscal cancelada e a nota fiscal inutilizada. Continue a leitura e saiba mais!

Nota fiscal cancelada

Você emitiu uma NFe e, pouco antes de enviar a mercadoria, descobriu que errou o nome do cliente ou produto? O documento não pode ser alterado após a autorização da Secretaria da Fazenda (Sefaz), pois isso invalida a assinatura digital. Então, o que fazer? Você pode cancelá-lo.

Somente poderá ser cancelada uma NF-e cujo uso tenha sido previamente autorizado pelo Fisco e desde que não tenha ainda ocorrido a saída da mercadoria do estabelecimento.

O prazo máximo para cancelamento de uma NF-e no Paraná é de 7 dias e, em âmbito federal, 24 horas. E, da mesma forma que a emissão de uma NF-e de circulação de mercadorias, o pedido de cancelamento também deverá ser autorizado pela Sefaz.

Nota fiscal inutilizada

Durante a emissão de NF-e é possível que ocorra, eventualmente, por problemas técnicos ou de sistemas do contribuinte, uma quebra da sequência da numeração.  Exemplo: a NF-e nº 100 e a nº 110 foram emitidas, mas a faixa 101 a 109, por motivo de ordem técnica, não foi utilizada antes da emissão da nº 110.

A inutilização de número de NF-e tem a finalidade de permitir comunicar à SEFAZ, até o décimo dia do mês subsequente, os números de NF-e que não serão utilizados em razão de ter ocorrido uma quebra de sequência da numeração da NF-e.

A inutilização de número só é possível caso a numeração ainda não tenha sido utilizada em nenhuma NF-e (autorizada, cancelada ou denegada).

Notas que foram canceladas precisam ser inutilizadas?

Não. Nenhuma NF-e cancelada pode ter seu número inutilizado. Cada número poderá ser encontrado em apenas uma dessas situações: ter sido utilizado por uma NF-e autorizada, cancelada ou denegada, ter sido inutilizado ou ainda não ter sido utilizado pela empresa em nenhuma dessas situações.

Você ainda tem dúvidas sobre como cancelar ou inutilizar as notas fiscais eletrônicas? Então, nos deixe um comentário!

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Devido a tantas dificuldades, falta de tempo dos empreendedores e uma quantidade excessiva de obrigações a serem enviadas, novos programas vêm sendo implantados pelo Governo para agilizar os processos de prestação de contas de forma totalmente digital.

Um dos avanços do governo foi a criação do SPED – Sistema Público de Escrituração Digital. Atualmente, é um dos sistemas mais importantes para a contabilidade e para empreendedores.

Neste artigo, abordaremos o que é o SPED, seus benefícios e módulos. Acompanhe conosco!

O que é o SPED?

SPED é a sigla para Sistema Público de Escrituração Digital. O sistema faz parte do Programa de Aceleração do Crescimento do Governo Federal (PAC 2007-2010) e serve para modernizar o cumprimento das obrigações dos contribuintes ao FISCO.

O SPED objetiva:

• Promover a integração dos fiscos;
• Racionalizar e uniformizar as obrigações acessórias para os contribuintes;
• Tornar mais rápida a identificação de ilícitos tributários.

A prestação de contas à Receita Federal será feita via internet, por isso todos os arquivos que serão enviados ao SPED devem conter assinatura digital por meio dos certificados digitais, para garantir a veracidade e segurança das informações da sua empresa para a Receita.

Módulos do SPED

Os módulos que compõem o SPED são as declarações:

• ECD – Escrituração Contábil Digital;
• ECF – Escrituração Contábil Fiscal;
• EFD Contribuições;
• EFD ICMS IPI;
• EFD-Reinf;
• e-Financeira;
• eSocial.

E os documentos fiscais eletrônicos:

• MDF-e – Manifesto eletrônico de Documentos Fiscais;
• NFC-e – Nota Fiscal de Consumidor eletrônica;
• NF-e – Nota Fiscal eletrônica;
• NFS-e – Nota Fiscal de Serviços eletrônica;
• CT-e – Conhecimento de Transporte eletrônico.

SPED Contábil x SPED Fiscal

O SPED Fiscal substitui a escrituração em papel pela Escrituração Fiscal Digital (EFD), composto por arquivos digitais de documentos fiscais e de informações pertinentes aos fiscos das unidades federadas e da Secretaria da Fazenda.

Já o SPED Contábil substitui escrituração em papel pela Escrituração Contábil Digital (ECD). Transmite em versão digital os seguintes livros:

• Livro Diário e seus auxiliares;
• Livro Razão e seus auxiliares;
• Livro Balancetes Diários, Balanços e fichas de lançamento comprobatórias dos assentamentos neles transcritos.

Benefícios do SPED

O sistema de escrituração totalmente digital por arquivos gerados através de softwares traz muitos benefícios tanto para o fisco como para o contribuinte, listamos os seguintes benefícios:

• Redução de custos com papel;
• Uniformização das informações;
• Redução de práticas fraudulentas;
• Otimização do tempo do contribuinte;
• Simplificação e agilização dos procedimentos;
• Rapidez no acesso às informações;
• Melhoria da qualidade da informação;
• Possibilidade de cruzamento entre os dados contábeis e os fiscais.

Viu só como o SPED simplifica o envio de informações a Receita Federal? São muitos benefícios para empresários, contadores e para o governo.

Aproveite e nos deixe um comentário sobre o assunto!

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O certificado digital é fundamental para validar sua autoridade no meio digital e verificar se suas informações são autênticas.

Atualmente, existem dois tipos de certificados digitais, o A1 e o A3. Embora se pareçam, existem diferenças entre eles, e você precisa saber qual é o ideal para a sua empresa.

Neste artigo, você esclarecerá todas as suas dúvidas sobre o assunto. Confira a seguir!

O que é o certificado digital?

O certificado digital é um arquivo eletrônico de validação jurídica para transações eletrônicas e serviços via internet.

Para que serve o certificado digital?

Os certificados digitais possibilitam que as empresas se identifiquem e garantam a integridade e autoria sobre um arquivo eletrônico de forma segura.

O que é preciso para adquirir um certificado Digital?

Antes de começar a procurar seu sistema emissor de documentos fiscais eletrônicos, é necessário adquirir o certificado digital com uma Autoridade Certificadora – entidade responsável por emitir certificados digitais – e seguir o passo a passo de adesão com todos os dados necessários para autentificação impostos pela certificadora contratada.

Certificado digital A1

O certificado digital A1 é gerado eletronicamente, instalado direto na máquina do usuário e armazenado em um pendrive.

Uma das principais diferenças do certificado digital A3 é o seu tempo de validade, após 12 meses de uso é preciso renová-lo.

Principais vantagens do certificado A1:

• Pode ser instalado no servidor da empresa;
• Pode ser instalado em diversos computadores;
• Ideal para softwares de emissão de notas fiscais eletrônicas;
• Não precisa de senha para ser validado.

Certificado digital A3

O certificado digital A3 vem em formato físico, cartão ou pendrive, e é bastante utilizado tanto pela sua validade com um prazo mais extenso e a autentificação para outras obrigações contábeis.

Ele precisa de um dispositivo token USB e utilização de senhas. Isso garante uma maior segurança para a empresa enviar as suas informações.

Normalmente, a validade do certificado digital A3 é de aproximadamente 3 anos. Uma das desvantagens é que esse tipo de certificado digital só pode ser usado em um único computador por vez.

Principais vantagens do certificado A3:

• Pode ser usado para acessar o SPED Contábil, a Declaração sobre Operações Imobiliárias (DOI) e o Sistema Integrado de Comércio Exterior (Sicomex);
• No estado de São Paulo, ele é aceito pelo DETRAN para a E-CNHsp e o CRVsp;
• O usuário pode levá-lo para qualquer lugar.

É importante lembrar que as empresas que necessitam dos certificados digitais e transmissão de informações devem possuir máquinas aptas para receber os arquivos, para evitar qualquer tipo de quebra de dados e erros nas transmissões de informações.

Se você chegou neste artigo com a necessidade de emitir documentos fiscais eletrônicos como NF-e, NFC-e, MDF-e, CT-e ou CT-e os, temos mais uma dica para você, o emissor de documentos eletrônicos mais completo do mercado.

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Neste artigo, abordaremos mais um tipo de documento fiscal eletrônico, o MDF-e, um documento que auxilia empresas de transporte de mercadorias e cargas a estar em dia com o Fisco.

Esse documento é muito importante para evitar dores de cabeça para quem está transportando (motoristas) e para as empresas transportadoras.

Se você ainda tem dúvidas sobre o que o MDF-e representa – ou representará – na sua rotina, esse artigo será ideal para sanar todas as suas dúvidas. Acompanhe conosco!

O que é e para o que serve MDF-e?

Aceito nacionalmente, MDF-e é a sigla para Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais. Emitido e armazenado eletronicamente, foi criado para simplificar e vincular os documentos fiscais transportados na unidade de carga utilizada.

O MDF-e serve para otimizar o tempo da fiscalização nas estradas e agilizar os processos da emissão da nota, reunindo todas as NF-es e CT-es em um só documento.

Quais documentos o MDF-e substitui?

O MDF-e substitui o Manifesto de Carga modelo 25.

Quais são as vantagens?

A emissão de MDF-e proporciona benefícios a todos os envolvidos na prestação do serviço de transporte, como:

• Redução de custos de impressão do documento fiscal;
• Redução de custos de armazenagem de documentos fiscais;
• Redução de tempo de parada de caminhões em Postos Fiscais de Fronteira;
• Aumento na confiabilidade da fiscalização do transporte de cargas;
• Melhoria no processo de controle fiscal.

Quem está obrigado a emitir MDF-e?

A obrigatoriedade de emissão do MDF-e será imposta ao contribuinte emitente do CT-e, no transporte interestadual de carga fracionada.

Como emitir MDF-e?

As empresas interessadas em emitir MDF-e deverão seguir os seguintes requisitos:

• Estar credenciada para emitir CT-e ou NF-e (apenas carga própria) junto à Secretaria da Fazenda do Estado em que está estabelecida;
• Possuir certificado digital (emitido por Autoridade Certificadora credenciado ao ICP-BR) contendo o CNPJ da empresa;
• Possuir acesso à internet;
• Sistema adequado para emitir o MDF-e.

Agora que você já sabe o que é e como emitir MDF-e, deixe um comentário pra gente do que achou desse post.

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Com diversas obrigações fiscais para cumprir, é necessário que os profissionais tenham acesso fácil e rápido aos documentos fiscais da empresa, ou empresas no caso dos escritórios para terem uma maior produtividade em suas tarefas.

E para não perder tempo e não ter nenhuma dor de cabeça ao procurar um documento é essencial que as notas fiscais estejam muito bem organizadas.

Para te auxiliar nesse processo, separamos algumas dicas para que suas notas fiscais estejam sempre prontas para serem encontradas na hora que você precisar. Continue a leitura desse post!

Defina a pessoa responsável pela organização das notas fiscais

Se você tem muitas pessoas na sua equipe, defina uma para ficar responsável pela organização das notas fiscais.

Após escolher o colaborador, oriente os demais para sempre que precisarem de algum documento, solicitar ao colaborador responsável.

Crie pastas nomeadas corretamente no seu computador

Como estamos falando sobre documentos fiscais eletrônicos, a organização acontecerá no computador. Uma dica simples, porém muito eficaz é montar pastas e subpastas nomeadas adequadamente. Esse processo facilita – e muito – a localização dos arquivos.

Se sua empresa for responsável por várias outras empresas, como no caso dos escritórios de contabilidade, separe e faça uma pasta para cada uma delas.

Estabeleça uma rotina para guardar os documentos

Manter um padrão na rotina da organização dos documentos fiscais é fundamental para a organização e localização dos mesmos.

Procure padronizar cada processo, desde o preenchimento até a armazenagem dos arquivos. Cada detalhe faz a diferença na hora de encontrar a nota fiscal para a prestação de contas.

Faça o backup dos seus documentos fiscais

Faça o backup das suas notas fiscais a cada 30 dias, para não ter nenhum problema. O backup garante a proteção desses arquivos e de cada processo da empresa.

Mantenha sempre uma cópia do backup fora da empresa em alguma mídia removível (pendrive ou HD externo). Quanto mais cópias você tiver em diferentes locais, maior a segurança dos seus documentos fiscais eletrônicos.

Explore todas as funcionalidades do seu sistema emissor de notas

Se você já organizou a emissão das notas fiscais eletrônicas e todo o processo de armazenamento dos documentos, é hora de se preocupar com o gerenciamento de todas as demandas.

Sendo assim, você pode optar por utilizar algum software que permita integrar as informações fiscais, emitir relatórios e atender as demais obrigações acessórias.

Com ferramentas mais completas, você consegue diminuir o tempo investido em processos simples e aumentar a produtividade.

Gostou dessas dicas para a organização de notas fiscais eletrônicas? Tem algum outro processo que você acha fundamental para manter esses documentos sempre em ordem? Deixe um comentário e ajude outras pessoas a melhorarem seus processos de organização.

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