Nele você confere as principais mudanças da ECD, orientações importantes e o prazo de entrega desta obrigação. Acompanhe conosco!

O que é a ECD?

A Escrituração Contábil Digital (ECD) é parte integrante do projeto SPED e objetiva substituir a escrituração em papel pela escrituração transmitida em versão digital. Deve-se transmitir os seguintes livros:

• I – Livro Diário e seus auxiliares, se houver;
• II – Livro Razão e seus auxiliares, se houver;
• III – Livro Balancetes Diários, Balanços e fichas de lançamento comprobatórias dos assentamentos neles transcritos.

Mudanças ECD (ATUALIZADAS)

• A autenticação de documentos feita por empresas de qualquer porte, quando feitas diretamente por sistemas públicos, dispensa outros tipos de autenticação;
• MEs e EPPs que receberam aportes de capital também ficam obrigadas a entregar a ECD, conforme a Resolução nº131 CGSN;
• A entrega da ECD é facultativa para sociedade empresária ou empresário, nos termos do art. 1.179 da Lei 10.406;
• O nome do programa da ECD, antes Programa Validador e Assinador (PVA), passa a se chamar Programa Gerador de Escrituração (PGE);
• A Instrução Normativa RFB nº 1.894, publicada no dia 16, definiu que a obrigatoriedade entrega da Escrituração Contábil Digital (ECD) não se aplica às pessoas jurídicas imunes e isentas que auferiram, no ano-calendário, receitas, doações, incentivos, subvenções, contribuições, auxílios, convênios e ingressos assemelhados cuja soma seja inferior a R$ 4.800.000,00. O limite anterior, para estas entidades, era de de R$ 1.200.000,00.
• Ainda, dispõe que a Sociedade em Conta de Participação (SCP), enquadrada nas hipóteses de obrigatoriedade de apresentação da ECD, deve apresentá-la como livro próprio.

Prazo limite para entrega da ECD

A ECD (SPED Contábil) em  é regulada pela Instrução Normativa nº 1.774 RFB. O prazo limite para sua transmissão ao fisco é o último dia útil de maio, ou seja, dia 31/05.

Orientações ECD

As seguintes orientações para a transmissão da ECD são a seguintes:

• O livro digital deve ser assinado por, no mínimo, duas pessoas: a pessoa física que segundo os documentos arquivados na Junta Comercial tiver poderes para a prática de tal ato e o contabilista;
• Não existe limite para a quantidade de signatários, mas os contabilistas sempre devem assinar por último;
• Na ECD os certificados de pessoa jurídica (e-CNPJ ou e-PJ) não podem ser utilizados;
• É possível assinar a ECD por procuração, que deve ser arquivada na Junta Comercial. A procuração eletrônica da RFB não pode ser utilizada. O SPED Contábil não faz qualquer conferência da assinatura ou dos procuradores – esta verificação é feita pela Junta Comercial;
• Antes de gerar o arquivo no sistema, se o contabilista não estiver regular, deve emitir no site do CRC a Certidão de Regularidade Profissional. Esta certidão contém um número de controle que deverá ser informado ao gerar o SPED. Para dúvidas sobre a emissão da CRP, entre em contato diretamente com a ouvidoria do CRC;
• Antes de exportar o arquivo do SPED Contábil, você deve ter efetuado o Encerramento do Exercício.

Com essa e outras obrigações, é preciso sempre estar atento e com as informações sempre atualizadas. Portanto, a melhor forma de padronizar, organizar e armazenar as informações é por meio da tecnologia, como os sistemas contábeis.

A Sibrax desenvolveu excelentes softwares para que contadores como você esteja sempre em dia com sua obrigações.

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O teto de faturamento é de R$ 81 mil por ano e, ao se formalizar, o MEI (Microempreendedor Individual) pode emitir nota fiscal, totalmente dentro das regras.

Apesar de todas essas facilidades, microempreendedores geralmente estão focados em suas tarefas diárias e começaram a pouco tempo a lidar com o meio administrativo e tributário, já que muitas regras tributárias são aplicadas de forma diferente aos MEIs.

Por isso, a principal dúvida de quem se formaliza MEI é se realmente necessita de contabilidade profissional. Por isso, neste artigo focaremos em como o empreendedor deve lidar com a contabilidade do seu negócio. Acompanhe!

MEI precisa de contabilidade profissional?

Sabemos que o MEI foi criado pelo Governo para justamente diminuir as burocracias para que esses autônomos se formalizem e estejam dentro da lei para exercer suas funções. Por isso, empresas que não ultrapassam o faturamento anual de até R$ 81.000,00 não estão obrigadas a contratar serviços de contabilidade.

Os impostos podem ser recolhidos em parcelas fixas mensais, sendo que sua carga tributária gira entre R$ 48,70 a R$ 53,70, sendo dispensado de várias obrigações fiscais. Ou seja, o MEI não precisa de um contador. Entretanto, ele pode optar por buscar a ajuda profissional para otimizar seu tempo e evitar dores de cabeça com contabilidade.

O que acontece se o MEI não contratar uma contabilidade?

Ao não contratar uma contabilidade profissional o microempreendedor fica vulnerável a tributos que podem comprometer seu negócio, como por exemplo, a quantia que ultrapassar 32% de seu lucro, poderá ser tributada em até 27,5%.

Como o MEI pode controlar sua contabilidade sem ajuda profissional?

Sem a ajuda de um contador profissional, o MEI precisa estar sempre atento a sua gestão financeira, ser organizado e não cometer erros que comprometam sua adequação ao programa. O pequeno empresário também precisa ficar atento às novas regras para 2018.

Uma maneira de controlar sua contabilidade é por meio de um sistema emissor de notas integrado com controle de estoque, fluxo de caixa, entre outros. Dessa forma o MEI pode controlar sua contabilidade tendo como aliada a tecnologia.

O sistema emissor de notas Sibrax pode fazer isso por você. Facilite o controle da sua gestão e contabilidade, preencha o formulário abaixo e faça um teste gratuito por 30 dias!

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A escolha do regime tributário da empresa pode acontecer no momento da abertura ou no início de cada ano, ou seja, se você escolher um regime só poderá alterar no próximo ano de exercício. Por isso, é importante avaliar os prós e contras de cada regime.

Neste post, abordaremos as principais diferenças para você entender melhor cada um deles. Acompanhe!

Simples Nacional

O Simples Nacional é um regime tributário que objetiva simplificar a arrecadação de impostos. Atualmente, é dividido em seis anexos:

• Anexo I – atividades de comércio;
• Anexo II – atividades da indústria;
• Outros anexos – atividades de serviços.

É voltado a microempresas (ME) com faturamento anual de até R$ 4.8 milhões e empresas de pequeno porte (EPP) com faturamento de R$ 900 mil. O Simples Nacional é indicado para empresas que contam com margem de lucro média ou alta.

Lucro Presumido

O Lucro Presumido é um regime indicado para qualquer tipo de empresa, exceto as de natureza pública ou bancária, que possuam um faturamento anual de até R$ 78 milhões.

Ele também tributa de forma simplificada o Imposto de Renda das Pessoas Jurídicas (IRPJ) e Contribuição Social sobre o Lucro (CSLL).

Principais diferenças

Escolher o regime tributário fica mais complicado para as empresas enquadradas no Anexo V do Simples Nacional, pois a alíquota de impostos é muito próxima nos dois regimes tributários. As empresas do Lucro Presumido podem pagar até 16,33% (considerando o ISS de 5%). Já as do Simples Nacional, começa em 15,50%. Se formos colocar na balança, a diferença é mínima.

Veja outras diferenças do Simples Nacional e Lucro Presumido:

Folha de Pagamento e INSS

No Lucro Presumido, o INSS patronal incide em torno de 28% sobre a folha de pagamento. Já no Simples Nacional, a Contribuição Previdenciária (CPP) substitui o INSS patronal.

Recolhimento de impostos

No Simples Nacional, os impostos são calculados de acordo com o faturamento da empresa, seu enquadramento e alíquotas em uma única guia. E no Lucro Presumido, os impostos federais (IRPJ e CSLL) são baseados na previsão de lucro da empresa, com base no faturamento bruto.

Obrigações

No regime Lucro Presumido, as empresas têm diversas obrigações, como os SPEDS. Isso pode ser um fator importante para levarem conta na hora de escolher o regime tributário.

Multas

Empresas enquadradas no Simples Nacional contam com uma presunção de inocência. No caso do Lucro Presumido, as multas são bem maiores.

A definição do regime só acontecerá depois que a empresa tiver um contrato social registrado na Junta Comercial, com seu CNPJ e o registro na prefeitura da cidade em dia. Lembre-se que a empresa pode escolher no momento da abertura ou no início de cada ano.

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Assim, a prestação de contas para a Receita Federal de forma totalmente digital e mais rápida, para coletar economizar tempo no cruzamento de dos dados, tanto para a empresa quanto para o fisco.

Também existe o SPED Fiscal, por isso é importante não confundir. Neste artigo, focaremos apenas no SPED Contábil e suas vantagens. Acompanhe!

O que é e como funciona o SPED Contábil?

Apesar de ter sido instituído no Brasil pela Instrução Normativa RFB 1.420/2013, o SPED Contábil já vinha sendo planejado desde 2007, caracterizando-se como o termo mais utilizado na área de contabilidade.

A partir de 2014, as empresas foram obrigadas a colocar o SPED Contábil em prática e se adequar a todas exigências dessa obrigação. Sendo assim, todas as empresas devem registrar todas as transições da sua rotina contábil por meio desse processo.

Vantagens

O SPED Contábil está diretamente ligado ao processo de Escrituração Contábil Digital (ECD) permitindo uma comunicação com outros sistemas eletrônicos como a NF-e, a EFD (Escrituração Fiscal Digital), entre outras.

Podemos caracterizar como vantagens do SPED Contábil:

• padronização das obrigações por meio de uma única transmissão;
• otimização do tempo, mais facilidade na sua rotina de trabalho;
• redução de papelada, custos e de erros.

Quem é obrigado a entregar?

A obrigatoriedade do SPED Contábil está apenas para as empresas que se enquadram nos critérios:

• Empresas tributadas pelo regime de Lucro Real;
• Empresas tributadas pelo regime de Lucro Presumido, mas que tenham distribuído lucro maior do que a presunção;
• Sociedades em Conta da Participação;
• Pessoas jurídicas imunes ou isentas que foram obrigadas a apresentar EFD no período de apuração;
• Empresas optantes do Simples Nacional que tenham recebido recursos por meio de Investidores-anjo.

O que a empresa deve entregar?

Nessa obrigação devem ser encaminhados todos os documentos relacionados à escrituração contábil das empresas, ou seja:

• livro diário e auxiliares;
• livro razão e auxiliares;
• livros contábeis, balancetes diários, balanços e fichas de lançamento comprobatórias.

Cuidados

Para se adequar ao SPED Contábil é necessário que os profissionais se adaptem ao uso de sistemas, pois o processo exige o upload do arquivo correto na data de entrega prevista.

Prazo 2018

A Receita Federal tem datas fixas para a entrega da ECD, ou seja, as empresas têm até o último dia útil do mês de maio (31 de maio de 2018) para entregar a ECD relativa ao ano calendário de 2017. O arquivo a ser enviado deve conter todos os documentos relacionados à escrituração contábil das empresas já citado anteriormente.

Apesar de não ter tido mudanças, é preciso sempre estar atento a cada ano e estar com as informações sempre atualizadas. Portanto, a melhor forma de padronizar, organizar e armazenar as informações é por meio da tecnologia, como os sistemas contábeis.

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Dominar lançamentos contábeis – para profissionais da área – parece algo muito básico e descomplicado, mas isso não significa que o profissional não precise de muitas informações e atenção para compreender o cenário que a empresa se encontra.

Esse processo também exige tempo e dedicação, mas existem algumas recomendações para otimizar o processo e facilitar a rotina do contador. Confira a seguir!

Digitalize, organize e guarde bem suas informações

O princípio para se adequar ao processo dos lançamentos contábeis é manter-se sempre organizado com suas informações, tudo fica mais fácil quando está tudo em seu lugar, não é mesmo? Então, comece digitalizando todos os documentos que precisam ser declarados e arquive-os.

As notas e documentos devem estar bem organizados, guardados e protegidos para evitar problemas na hora de lançar em relação a duplicidade e omissão de informações.

A tecnologia oferece mais segurança, caracterizando-se como uma excelente forma de solucionar a questão do espaço físico e modernizando a forma de armazenamento.

Adquira sistemas contábeis confiáveis

Para gerenciar sua rotina, sem dificuldades, é aconselhável a utilização de sistemas contábeis confiáveis para otimizar o processo dos lançamentos contábeis. E contar com a tecnologia para ajudar na sua rotina é a solução perfeita para que tudo seja realizado dentro do prazo.

Os sistemas contábeis são úteis para diversas finalidades, desde as mais simples até as mais complexas ajudando – e muito – nas tarefas do contador, propiciando a realização de uma contabilidade mais eficiente e exata, sem dores de cabeça na execução dos procedimentos.

Seja estratégico

Com uma quantidade excessiva de informações, processos e tarefas, o dia-a-dia no escritório contábil não é nada fácil, mas se você se organizar, agir estrategicamente e ser disciplinado, facilitará em 100% os lançamentos contábeis e tudo ficará mais fácil no final.

Ser estratégico permite que você veja com clareza as informações e analise-as corretamente. Com isso, você aumenta sua produtividade e agiliza os lançamentos contábeis.

Esclareça as informações ao seu cliente

Conceitos, siglas e termos da área de contabilidade não são compreendidos facilmente pelo seu cliente. Portanto, seja sempre o mais claro e atencioso possível, facilitando o entendimento dele para que as informações sejam compreendidas de formas simples e clara.

Seja ético

Com todas informações, auxílio de softwares contábeis e estratégias, a sua principal competência no processo é seguir a veracidade das informações na hora de realizar os lançamentos contábeis.

Quando as informações são violadas acarretam grandes problemas tanto para o profissional como para a empresa, por isso, siga sempre os princípios contábeis e seja – SEMPRE – ético.

Esperamos que você aproveite essas dicas e aplique-as em sua rotina. Conte conosco sempre que tiver alguma dúvida.

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Um gestor contábil precisa saber negociar com seus funcionários e clientes para manter as atividades em dia e obter retorno financeiro para o escritório. Você tem dúvidas sobre como agir nas horas mais importantes?

Acompanhe as nossas dicas e comece a praticar as técnicas de negociação ainda hoje! Vamos lá?

1. Reúna informações sobre o futuro cliente

Antes de agendar uma reunião de negócios é essencial fazer uma pesquisa sobre o futuro cliente. Você pode analisar os dados presentes no site da empresa e avaliar o LinkedIn e o Facebook, por exemplo.

Ao chegar preparado para uma conversa você demonstra interesse pela pessoa e a empresa, e já conquista mais respeito do futuro cliente. Esse conhecimento prévio também poderá contribuir para que você encontre os argumentos mais adequados para convencer a outra parte a fechar contrato.

Também é recomendável avaliar o perfil do futuro cliente. Quem é mais analítico gosta de ver informações que comprovem o que está sendo apresentado. Já se a pessoa lida com escalas de trabalho pode ser importante mostrar que o escritório contábil estará disponível para atendê-la em qualquer horário.

Conhecer as características de cada indivíduo é essencial para exercer boas técnicas de negociação e fechar contratos.

2. Defina um limite financeiro antes de iniciar as técnicas de negociação

Antes de se deslocar para a reunião de negócios é necessário que você defina qual é o limite máximo que você pode ceder durante a conversa. Por exemplo: se você preparou uma proposta com 30% de incremento no seu trabalho, precisa estar preparado para limitar o valor máximo de desconto.

É muito comum que os clientes solicitem uma redução na proposta, por isso você precisa definir até onde pode ser flexível. Se você aceitar diminuir o valor a todo o momento que o cliente solicita, isso poderá demonstrar que você não tem confiança na qualidade do seu serviço.

Por isso, é essencial que você conheça o valor do seu trabalho e os custos mensais do seu escritório contábil. Afinal, não adianta fechar um contrato que não traga lucro para o seu negócio.

3. Cuide com a linguagem corporal

A preocupação com as técnicas de negociação deve começar já no primeiro contato com o cliente. Durante uma conversa o corpo envia sinais que podem confirmar o que você fala ou contradizer as informações.

No livro “O Corpo Fala” os autores explicam, por meio de teorias e imagens, a importância dos sinais repassados durante um diálogo.

Por exemplo: em algumas situações é comum que você faça um sinal de concordância com a cabeça, porém, o rosto demonstra sinais de desacordo. Nesses casos, a mensagem que se passa para a pessoa é de discordância sobre o tema.

Cruzar os braços na frente do peito é sinal de que a pessoa não quer mudar de opinião e não aceita o que é proposto pelo outro. Conversar com as mãos abertas indica que o indivíduo concorda com a situação.

Então, é fundamental prestar atenção aos sinais que você transmite durante a negociação e verificar também a reação do futuro cliente.

4. Seja positivo e mostre o valor do seu serviço

Durante a etapa final de negociação você deve ressaltar novamente o valor do seu trabalho. Mostre como o serviço do seu escritório contábil contribuirá para a organização do fluxo de caixa do cliente, a gestão do negócio e o incremento de recursos financeiros.

Também faz parte dessas técnicas de negociação reduzir as possíveis dúvidas do cliente. Por isso, seja positivo durante a conversa, peça sugestões para que ele tenha a opção de expor sua opinião e mostre como a proposta é interessante para você e o cliente.

Ao praticar essas técnicas de negociação você terá maiores chances de fechar bons contratos. Quer complementar o seu aprendizado? Confira as dicas sobre como atrair clientes para o escritório contábil!

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Quer entender melhor esse conceito de contabilidade online e como implantá-lo? Acompanhe!

Por que marcar presença online?

Esse é um novo modelo de atendimento ao cliente que busca mais agilidade e praticidade no dia a dia. Em vez de ele precisar enfrentar trânsito para se dirigir ao escritório contábil a fim de resolver problemas, ele pode entrar em contato por meio de plataformas digitais. Além disso, essa é uma maneira de agregar valor ao negócio e ampliar os resultados do escritório.

Como implantar a contabilidade online?

O escritório contábil pode adotar algumas estratégias para oferecer serviços online. Veja:

Tenha um site do escritório

Crie um site para o escritório de contabilidade que seja atrativo, mas, ao mesmo tempo, transmita seriedade. Insira informações relevantes sobre o serviço oferecido, clientes que já são atendidos e diferenciais do escritório. Também é muito importante inserir o depoimento de alguns clientes para dar mais credibilidade ao negócio e ter a chance de encontrar novos interessados em seus serviços.

Forneça serviços online para os clientes

Ofereça ao cliente a possibilidade dele fazer lançamentos online no site ao manter a página integrada com a Folha em tempo real. Entre os trabalhos que podem ser oferecidos estão:

• Registro de novo empregado;
• Lançamentos de férias;
• Adiantamentos de salários;
• Impressão de guias, etc.

Faça o atendimento ao cliente de maneira digital

Prepare sua equipe para atender os clientes de maneira presencial e online. Dessa maneira, eles repassarão mais confiança ao cliente que precisa esclarecer dúvidas.

Para tanto, os profissionais do escritório também precisam saber utilizar bem as ferramentas digitais. Entre os recursos disponíveis para empresas estão: o Skype e Appear.in para enviar mensagens e fazer video conferências, e o WhatsApp ou Slack para enviar textos e esclarecer dúvidas rapidamente.

Além disso, ferramentas digitais como o Trello contribuem para organizar melhor as demandas do escritório e fazer um acompanhamento das tarefas finalizadas.

Vale lembrar que o cliente também precisa saber utilizar essas tecnologias para que o processo de comunicação funcione. Por isso, a equipe do escritório também pode se preparar para ensinar os clientes mais antigos.

Utilize um software de ponta

O serviço de contabilidade online precisa ser ágil e eficaz e utilizar as tecnologias para facilitar os processos. Portanto, é fundamental utilizar um software de ponta para realizar as tarefas do dia a dia.

Ele automatiza os processos, possibilita substituir arquivos em papéis por informações digitais, permite a integração das informações do cliente com o escritório contábil e reduz o tempo necessário para atender todas as demandas. Assim, os profissionais do escritório têm mais tempo para atender os clientes e solucionar seus problemas.

Com essas dicas agora você já sabe como ter uma contabilidade online e modernizar o atendimento do seu escritório. Aproveite para conferir como aumentar o faturamento do seu negócio!

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• Mais agilidade na troca de informações entre as áreas pessoal e contábil;
• Menor probabilidade de erros nos lançamentos; e
• Mais tempo livre para conversar com seus clientes.

Acesse o passo a passo em texto clicando aqui ou clique no play para ver como fazer a integração:

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• Mais agilidade na troca de informações entre as áreas fiscal e contábil;
• Menor probabilidade de erros nos lançamentos; e
• Mais tempo livre para conversar com seus clientes.

Acesse o passo a passo em texto clicando aqui ou clique no play para ver como fazer a integração:

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O documento deve ser disponibilizado no portal online do condomínio e apresentado na assembleia geral.

Mas, como organizar os dados corretamente e fazer a prestação de contas do condomínio de maneira eficiente? Veja a seguir!

Organize as informações de maneira simples

Os dados financeiros do condomínio devem ficar acessíveis a todos os moradores. Inclusive, eles precisam ser compreendidos com facilidade. Por isso, o ideal é que a organização das informações seja feita de maneira simples, objetiva e prática.

A prestação de contas do condomínio deve conter informações como:

• Balancete;
• Extratos da conta bancária;
• Receitas do condomínio;
• Despesas e seus documentos comprobatórios;
• Relatórios de inadimplência;
• Livro caixa;
• Investimentos.

Faça a conciliação bancária

Essa é uma maneira de verificar se as contas estão exatas. Para tanto, deve-se analisar o saldo que consta no banco, somar as receitas recebidas e que ainda não entraram na conta e reduzir os cheques usados para pagamentos, mas que ainda não foram descontados da conta corrente. Veja o exemplo:

Apresente um relatório sobre os investimentos feitos ao longo da gestão

Além de prestar contas sobre as movimentações financeiras, o síndico pode fazer um relatório sobre as obras executadas durante a sua gestão, a adoção de normas e os serviços realizados.

Por exemplo: é recomendável listar quantas vezes o serviço de manutenção de elevadores foi acionado e qual o valor do trabalho. Também é aconselhável relatar outros serviços e obras, como uma pintura externa realizada para fazer a manutenção do prédio.

Isso dá credibilidade para as ações do síndico e facilita a compreensão dos moradores sobre a gestão do condomínio em determinado período.

Solicite um parecer anual do Conselho Fiscal

Para assegurar a confiabilidade das informações o síndico pode requisitar um parecer do Conselho Fiscal. Essa análise das contas traz mais segurança para todos. As informações devem ser colocadas em votação na assembleia do condomínio e registradas em ata.

Faça a prestação de contas do condomínio com frequência

A prestação de contas ao final do mandato do síndico é obrigatória. Ela está determinada no Art. 22 da Lei Nº 4.591, de 16 de dezembro de 1964. Porém, para dar mais tranquilidade aos moradores é recomendável que o síndico realize uma assembleia para prestação de contas do condomínio a cada dois ou três meses pelo menos.

Isso evita desentendimentos e garante que todos estarão de acordo com as despesas e investimentos realizados pelo prédio.

É importante que o síndico se lembre de realizar um registro na ata da assembleia geral para se certificar documentalmente sobre o cumprimento de suas responsabilidades.

Agora você já conhece as etapas essenciais para realizar a prestação de contas do condomínio. Aproveite a visita na nossa página para entender como fazer o Plano de Contas do Condomínio!

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