A assembleia deve ser convocada pelo síndico ou, na sua recusa, por um quarto dos condôminos. A convocação deve ser feita com antecedência e através de carta registrada ou pessoalmente mediante protocolo. A publicidade da assembleia é fundamental para dar mais legitimidade às decisões tomadas; por isso, sempre que possível, as convocações devem também ser fixadas nos quadros de aviso, elevadores ou murais.

O art. 1.354 da Lei no. 10.406/2002 determina: “A assembleia não poderá deliberar se todos os condôminos não forem convocados para a reunião”.

O prazo para convocação da assembleia geral ordinária é maior que o prazo da assembleia geral extraordinária. Esses prazos são fixados na convenção do condomínio. A formalidade e o prazo de convocação devem ser observados com rigor, sob pena de nulidade das decisões tomadas na assembleia.

O quorum para a instalação da assembleia varia de acordo com o assunto a ser tratado. As convenções estabelecem cada quorum e devem observar a Lei no 10.406/2002 que trata assim desse assunto:

“Art. 1.352. Salvo quando exigido quorum especial, as deliberações da assembleia serão tomadas, em primeira convocação, por maioria de votos dos condôminos presentes que representem pelo menos metade das frações ideais.

Parágrafo único. Os votos serão proporcionais às frações ideais no solo e nas outras partes comuns pertencentes a cada condômino, salvo disposição diversa da convenção de constituição do condomínio.

Art. 1.353. Em segunda convocação, a assembleia poderá deliberar por maioria dos votos dos presentes, salvo quando exigido quorum especial.”.

O intervalo entre a primeira e a segunda convocação deve ser de, no mínimo, 30 minutos.

Os editais de convocação das assembleias devem indicar o horário e o quorum para sua instalação. Quando o assunto exige quorum qualificado e, na segunda chamada, não há o número necessário de condôminos, a assembleia não pode ser instalada e deve ser cancelada. Não é correto ficar esperando condôminos após o horário previsto na segunda chamada para dar o quorum necessário, muito menos ir buscar condôminos para a instalação de assembleia, após o horário fixado.

Só podem ser deliberados em assembleia os assuntos relacionados no edital de convocação. Qualquer deliberação sobre assuntos que não foram contemplados no edital não tem valor algum. É comum constar na pauta do dia itens genéricos, como: “Outros assuntos”, “Assuntos diversos”, etc.

Temas assim não devem constar de editais de convocação, porém, se constarem, devem servir apenas para o síndico dar informações ou para os condôminos fazerem suas queixas ou darem suas sugestões. Isso porque muitos condôminos que não compareceram à assembleia poderiam ter ido caso o assunto discutido e deliberado nesse item da pauta fosse de seu interesse.

Não existe número limitado de assuntos a serem discutidos e deliberados, desde que todos constem do edital. Todavia é recomendável relacionar somente os temas de maior importância para discussão e deliberação, pois uma assembleia muito longa geralmente é improdutiva. Os temas mais polêmicos e de maior relevância devem ficar sempre para os últimos itens da pauta, pois assim se evita o esvaziamento da assembleia.

Existem duas modalidades de assembleias de condôminos: a Assembleia Geral Ordinária e a Assembleia Geral Extraordinária

A Assembleia Geral Ordinária tem seus assuntos e prazos de realização previstos na convenção ou no regimento interno. Os assuntos mais comuns são: prestação de contas do síndico; eleição e posse de síndico, subsíndico e de conselheiros; previsão orçamentária do exercício seguinte; estabelecimento de valor da taxa condominial ordinária do exercício seguinte e organização de eventos comemorativos, entre outros.

A Assembleia Geral Extraordinária deve ser convocada em qualquer data para deliberar sobre assuntos urgentes e inadiáveis. Não se admite assembleia extraordinária para debater assuntos que já foram deliberados em outras assembleias ou que sejam previstos na convenção ou no regimento interno. Os motivos mais comuns para a realização de assembleias extraordinárias são: reformas ou obras inadiáveis e urgentes; destituição do síndico, do subsíndico ou dos conselheiros e eleição e posse de seus substitutos.

As convenções, de modo geral, têm normas de procedimentos para a instalação de assembleias. Determinam sempre que, antes da reunião ter início, os condôminos devem escolher entre os membros presentes um condômino para ser o presidente da assembleia e outro para secretariar os trabalhos. Quando mais de um condômino se candidata ao mesmo cargo, deve ser encaminhada uma votação para se fazer a escolha. Os mais votados assumem os cargos. Em caso de empate, se não houver outro critério, assume o mais idoso. Empossados nos cargos, o presidente deve declarar aberta a assembleia e ordenar o secretário a leitura do edital de convocação. Quando previsto na convenção, o secretário deve fazer também a leitura da ata da assembleia anterior. Em seguida, o presidente deve dar a palavra aos condôminos para serem debatidos os assuntos da pauta. Todos os condôminos quites com o condomínio têm direito de opinar, sugerir e deliberar sobre todos os assuntos debatidos na assembleia. Quando houver propostas divergentes, todas têm de ser debatidas e votadas. Vence a proposta que obtiver maior número de votos.

Os assuntos discutidos e deliberados em assembleia devem ser relatados em ata, e todos os condôminos se submetem a cumprir as decisões, inclusive aqueles que não participaram da assembleia.

A ata deve ser concisa e refletir com precisão as discussões e deliberações ocorridas na assembleia. O secretário não deve, entretanto, transcrever na ata palavras de calão, ainda que tenham sido proferidas por algum condômino num momento de discussão acalorada.

Devem ser constadas na ata as opiniões divergentes, ainda que sejam votos vencidos. Cada item da pauta deve ser votado, e o resultado, anotado na ata em números de votos favoráveis, contrários, em branco, nulos e as abstenções.

As atas devem ser datilografadas ou digitadas, impressas e coladas no Livro de Atas. Alguns cartórios de registros de títulos e documentos aceitam atas manuscritas no livro, desde que a letra seja legível.

Antes do início da assembleia, os condôminos devem assinar o Livro de Presença, e deve cada condômino anotar seu número de ordem, nome, número da sua unidade e assinar a lista. O condômino pode ser representado por seu procurador.

A lista de presença de condôminos pode ser feita em folha avulsa e, após a colheita das assinaturas, deve ser colada no Livro de Registro de Presença de Condôminos.

Para se evitar a realização de duas assembleias, uma de eleição e outra de posse, salvo disposição contrária em convenção, os condôminos podem ser convocados para a eleição e a posse dos eleitos na mesma assembleia.

A ata de eleição e posse do síndico e dos demais membros da administração do condomínio deve ser registrada no Cartório de Registro de Títulos e Documentos. Essa ata será utilizada para atualização cadastral das contas bancárias e de fornecedores, representação em juízo nas ações onde o condomínio for parte e demais atos administrativos.

Este é o décimo capítulo do livro “Condomínio: normas, gestão e convívio”. Escrito por Osvaldo Alves de Lima, fundador e diretor da Sibrax, o livro aborda diversos aspectos da vivência e administração de condomínios, como despesas, investimentos, prestação de contas, entre outros.

Continue acompanhando. Ele será disponibilizado na íntegra em breve, em versão digital, para os clientes da Sibrax que utilizam o Administrador de Condomínio. Aguarde!

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Então, o que você, administrador de condomínios, pode sugerir aos seus clientes para melhorar a política da boa vizinhança e promover o diálogo entre os moradores? Veja as dicas a seguir!

Esclareça as regras do condomínio

Elabore um documento que contenha as regras do condomínio e distribua para todos os moradores. Oriente o síndico a falar sobre o assunto nas assembleias, para esclarecer possíveis dúvidas ou reforçar algum tema que tenha provocado reclamações.

Aproveite para ressaltar a importância de respeitar os horários de mudança, normas do uso de áreas comuns e a proibição de fazer barulho depois das 22h.

Envie convites por e-mail para assembleias

Utilize o site de condomínio para enviar convites para as assembleias com antecedência. Esses encontros são importantes para anotar sugestões ou reclamações e compartilhar ideias sobre melhorias para todos.

Procure esclarecer que a presença dos moradores é fundamental para que sejam feitas as votações relacionadas aos investimentos no condomínio. Esse também é o momento de repassar informações sobre questões jurídicas e contábeis.

Promova confraternizações

O síndico de condomínio precisa ser criativo para promover um bom relacionamento entre os moradores. Para isso, pode utilizar o site do condomínio para enviar e-mails com convites e agendar eventos de confraternização no salão de festas, por exemplo.

Você pode propor uma janta ou café entre todos os moradores, por exemplo. É só combinar que cada apartamento ou casa leve uma comida e bebida. Depois, todos os participantes podem compartilhar os alimentos e conversar. Essa é uma excelente oportunidade dos vizinhos se conhecerem melhor!

Divulgue os canais de comunicação

Oriente os moradores sobre os canais de comunicação disponíveis para a troca de informações entre condôminos e o síndico. O site de condomínio, por exemplo, possui os documentos e dados da gestão do condomínio. Esses materiais podem ser acessados por qualquer morador, mediante uso de login e senha.

A página também permite o envio de convites para eventos. Então, por que não aproveitar essa ferramenta para melhorar o convívio entre as pessoas?

O síndico ainda pode disponibilizar um contato de celular para emergências, como acionamento do alarme de incêndio ou outras situações que prejudicam a segurança de todos.

Organize grupos de atividades

Você já pensou que um condomínio pode ser um excelente local para compartilhar conhecimento ou montar grupos de atividades? O síndico de condomínio é a pessoa certa para promover essa interação entre as pessoas.

Sendo assim, você pode sugerir a formação de grupos de caminhada, encontros para trocas de receitas e degustação de pratos, formação de equipes para a prática de vôlei ou futebol (se o condomínio possuir quadra de esporte), entre outras possibilidades.

Você percebeu quantas maneiras existem para promover a política da boa vizinhança? Aproveite para ampliar o seu conhecimento como administrador de condomínio. Acesse o nosso e-book “Gestão de condomínios: como reduzir custos”!

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É porque você não está usando a ferramenta certa! O melhor meio de alcançar os condôminos é indo até onde eles estão: ONLINE. Continue lendo e veja como enviar e saber quem visualizou a convocação.

Enviando a convocação por e-mail

No Administrador de Condomínios:

• No menu Lançamento clique em Convocação
• Digite as informações da convocação (dia, horário, local e assuntos a deliberar)

• Clique em Salvar

• Agora, inclua um anexo, se quiser, e clique em Enviar mensagens
• Para acompanhamento, clique em Acompanhar envios/leituras e veja quem leu e quem não leu

Para os demais e-mails (boletos, avisos e outros) também está disponível o acompanhamento de leituras

Para fazer o acompanhamento de leituras dos envios de convocações e TAMBÉM dos envios de boletos e outros avisos:

• Acesso no menu Relatório a opção Outros
• Selecione E-mails Enviados

Sem mais gastos com papel e condôminos satisfeitos! Experimente usar a ferramenta e alcance mais pessoas do que o esperado.

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